MUbase
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Jedes Dokument revisionssicher abgelegt. Word und Excel direkt im Browser bearbeiten.

Jede Fassung ist ein unveränderlicher Archiveintrag mit SHA-256 und Hash-Kette, dazu die Verfahrensdokumentation nach GeBüV als Vorlage und die gesetzlichen Aufbewahrungsklassen. Die Revision prüft mit dem beigelegten Skript selbst, ohne unsere Software.

1. Monat gratis startenFunktionen ansehen

Grundpreis plus AppsGrundpreis CHF 49.–, dazu CHF 29.– je App im Monat, bis 20 Mitarbeitende.Preise ansehen

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Demo-Video: Docu | base
Ordnerbaum mit Zugriffsrechten und Dokumenterstellung in Docu | base
Ein ganz normaler Montag

Besonderheiten

  • Eine Ablage, die mitlernt

    Sie legen gleichartige Dokumente ab. Docu lernt daraus und übernimmt die wiederkehrende Zuordnung.

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  • Ein Archiv zum Mitnehmen

    Sie exportieren Ihr Archiv samt Prüfwerkzeug. So lässt sich die Unversehrtheit auch unabhängig von unserer Anwendung prüfen.

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  • Mit einem Klick als PDF

    Sie speichern Office-Dokumente direkt als PDF. Die Umwandlung erfolgt auf Schweizer Servern.

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  • Gezielt schwärzen

    Sie schwärzen sensible Stellen in einer Kopie. Die betroffenen Texte werden aus dieser Kopie entfernt; das Original bleibt erhalten.

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  • Ablage-Projekt als Checkliste

    Sie planen ein Ablage-Projekt als geteilte Checkliste und hängen die passenden Dokumente aus Docu | base direkt an die Punkte. In allen Apps.

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Bedarf → Lösung

Bedarf

«Ein Teil liegt auf dem Server, einer im Mail, einer auf dem Desktop, der Rest im Ordner im Keller. Gefunden wird nichts.»

Lösung

Alles an einem Ort, in echten Ordnern wie auf dem Dateiserver und mit Rechten je Ordner. Die Suche findet Begriffe, Rechnungsnummern oder IBAN auch in gescannten Papieren, dazu Dokumente aus HR, Finance und QMS, soweit Sie sie sehen dürfen. Über das Laufwerk öffnen Sie dieselbe Ablage im Finder oder Explorer.

Ordnerbaum mit Zugriffsrechten und Dokumenterstellung in Docu | base
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Bedarf

«Vertrag_final_v3_korrigiert.docx – drei Leute, drei Fassungen, und am Schluss weiss niemand, welche gilt.»

Lösung

Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien bearbeiten Sie direkt im Browser, auch zu mehreren gleichzeitig. Jedes Speichern ist eine neue Version, und es gelten die Rechte aus Docu. Wer lieber am Desktop arbeitet, öffnet die Datei mit einem Klick dort und speichert zurück. Nach aussen geht statt eines Anhangs ein Link mit Ablaufdatum, auf Wunsch mit Passwort.

Dokument mit Bearbeitung und Versionsverlauf in Docu | base
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Bedarf

«Zehn Jahre aufbewahren, aber ab wann? Und dürfen wir das alte Zeug endlich löschen?»

Lösung

Jedes Dokument hat eine Aufbewahrungsklasse mit gesetzlicher Frist und Rechtsgrundlage, zum Beispiel 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres oder 20 Jahre für MWST-Unterlagen zu Immobilien. Die Fristen-Übersicht zeigt, was als Nächstes abläuft und was weg darf. Gelöscht wird nur mit Freigabe einer zweiten Person, und bei einem Verfahren sperren Sie mit einem Klick.

Archiv mit Aufbewahrungsfristen, Löschsperren und Revisionsnachweisen in Docu | base
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Bedarf

«Freitags scannen wir den ganzen Stapel als ein PDF und trennen ihn danach von Hand.»

Lösung

Trennblätter mit QR-Code und Leerseiten zerlegen den Stapel in einzelne Dokumente, schiefe Scans werden begradigt. Docu liest den Text in vier Sprachen auf unseren Servern, übernimmt bei QR-Rechnungen IBAN, Betrag und Referenz und schlägt Typ und Felder vor. Sie bestätigen im Eingang, dann ist das Dokument abgelegt.

Dokumenteneingang mit automatischer Ablage und Vorschlägen zur Prüfung in Docu | base
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Bedarf

«Welche Fassung gilt? Wer hat zuletzt etwas geändert, und was eigentlich?»

Lösung

Jede Datei bekommt ihre eigene Version, keine geht verloren, und eine ältere stellen Sie als neue wieder her. Wer bearbeitet, sperrt das Dokument für die anderen. Weisungen und Reglemente sehen Lesende nur in der gültigen Fassung. Die KI erklärt, was sich zwischen zwei Versionen geändert hat.

Dokument mit Bearbeitung und Versionsverlauf in Docu | base
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Ein ganz normaler Montag

Vorher

  1. Der Briefkasten ist voll. Rechnungen werden kopiert, abgelegt und für die Buchhaltung noch einmal abgetippt.
  2. Der Mietvertrag soll verlängert werden. Gesucht wird im Keller, im Mail und auf dem Server.
  3. Die neue Weisung geht als Anhang an alle, und zwei Tage später kreisen drei Fassungen.
  4. Die Revision fragt nach den Belegen von 2021, und jemand sucht einen Nachmittag lang.

Nachher

  1. Der Stapel geht in den Scanner. Docu trennt ihn, liest die QR-Rechnungen und schlägt Typ und Felder vor, Sie bestätigen nur noch.
  2. «Mietvertrag» ins Suchfeld eingeben, Treffer im gescannten Original. Der nächste Kündigungstermin steht im Vertragsregister, und Docu erinnert 60 Tage vorher.
  3. Die Weisung wird gemeinsam im Browser bearbeitet, von einer zweiten Person freigegeben und mit Lesebestätigung verteilt. Es gibt genau eine gültige Fassung.
  4. Die Revision erhält ein ZIP mit allen Dateien, Prüfsummen und einem Prüfskript und prüft selbst, ohne Zugang zu Docu.
1. Monat gratis starten

Was diese App auszeichnet

Revisionssicher nach Schweizer Recht, schon eingebaut.

Jede Fassung ist ein unveränderlicher Archiveintrag mit SHA-256 und Hash-Kette, dazu die Verfahrensdokumentation nach GeBüV als Vorlage und die gesetzlichen Aufbewahrungsklassen. Die Revision prüft mit dem beigelegten Skript selbst, ohne unsere Software.

Dateiserver, Office und Archiv sind dieselbe Ablage.

Echte Ordner mit vererbten Rechten, Bearbeiten im Browser oder am Desktop, das Laufwerk im Finder und Explorer – alles landet in einer Versionskette, nichts geht verloren.

Teil Ihrer ganzen Firma, mit KI und in der Schweiz.

Personaldossiers, Buchhaltungsbelege und QM-Dokumente liegen im selben Archiv. Die KI findet und erklärt Dokumente mit Quellen, übersetzt sie und vergleicht Versionen. Alles liegt verschlüsselt in der Schweiz.

Kostenlose Datenmigration

Umstieg ohne Aufwand – wir übernehmen Ihre Daten

Datenübernahme durch KMU | base kostenlos, werktags innert 24 Stunden. Mit Ihrem Auftrag zur Datenübernahme durch KMU | base beginnen das kostenpflichtige Abo und die Mindestlaufzeit sofort; damit endet der Gratismonat. Laden Sie Ihre Daten sicher über Ihr Dashboard unter Einstellungen › Datenmigration hoch.

1. Monat gratis startenAlle Preise ansehen

Neu bei

  • Dokumente per Post senden

    PDF und Office-Dateien als Brief, mit Adressfenster-Vorschau, bestätigtem Preis und Begleitbrief. Bezahlt wird mit Prepaid-Guthaben oder über die nächste Monatsrechnung.

  • Erzeugte Dokumente im Office bearbeiten

    Vertrag, Zeugnis oder Begleitbrief öffnen Sie direkt im Office; die bearbeitete Fassung gilt für PDF und Unterschrift.

  • Eingang mit Prüfung vor der Ablage

    Dateien landen zuerst im Eingang; Sie bestätigen Typ, Gesellschaft und Felder, erst dann wird archiviert.

  • Getrennte Prüfung und Freigabe

    Wer eine Fassung geprüft hat, gibt sie nicht selbst frei; bei Abwesenheit entscheidet die Vertretung, nachvollziehbar im Verlauf.

  • Brief mit Briefpapier, als PDF speichern

    Ein Brief in Word entsteht mit Kopf, Fusszeile und Adressfenster Ihres Briefpapiers; Office-Dateien speichern Sie mit einem Klick als PDF.

  • Suche mit Wortteilen

    «Gerüst» findet auch «Gerüstbau», mitten im Wort, mit ü/ue und ä/ae als gleich.

  • Office im Browser

    Word, Excel und PowerPoint sowie OpenDocument-Dateien bearbeiten Sie direkt im Browser, auch gemeinsam. Jedes Speichern ist eine neue Version, auch aus der App. Inklusive.

  • Laufwerk mit echten Ordnern

    Im Explorer oder Finder legen Sie Ordner an, verschieben, benennen um und kopieren, mit denselben Rechten wie im Browser. Auf dem Laufwerk geht nichts verloren, denn Speichern legt eine neue Version an.

  • Papierkorb

    Gelöschte Dokumente und Ordner bleiben 30 Tage wiederherstellbar. Endgültig gelöscht wird nur mit Freigabe einer zweiten Person. Archivierte und aufbewahrungspflichtige Dokumente lassen sich gar nicht löschen.

Eine komplette App

Keine Plugins. Keine Module. Alles dabei.

ist eine vollständige App – kein Grundpaket, das Sie mit kostenpflichtigen Zusatzmodulen erst zusammenstellen. Alle 10 Bereiche mit 93 Funktionen, die KI und alle Updates sind im Preis enthalten.

Vielerorts üblich: der Baukasten

Ein Grundpaket – und für jeden weiteren Bereich ein Zusatzmodul, ein Plugin oder ein Add-on mit eigenem Preis.

  • GrundpaketAufpreis
  • ZusatzmodulAufpreis
  • ZusatzmodulAufpreis
  • PluginAufpreis
  • Add-onAufpreis
  • KI gegen AufpreisAufpreis

Viele Bausteine. Viele Preise.

Bei : eine komplette App

  • Alle 10 Bereiche
  • 93 Funktionen
  • KI inklusive
  • Alle Updates inklusive
  • Revisionssicheres Archiv
  • Aufbewahrung und Löschung
  • Dokumenttypen und Akten
  • Volltextsuche
  • Dokumenteneingang
  • Netzlaufwerk
  • Office im Browser
  • Freigabelinks
  • Sicherheit und Speicherung
  • Export für die Revision

Eine App. Ein Login. Alles dabei.

Bereiche in einer App
10
Funktionen inklusive
93
Zusatzmodule nötig
0
KI ohne Aufpreis
inkl.

Funktionen

Alles, was in dieser App steckt.

ist nach den Anforderungen der GeBüV aufgebaut: Jede Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme, eine Hash-Kette und einen Zeitstempel nach RFC 3161. Sie finden alles per Volltextsuche, arbeiten im Finder oder Explorer wie auf einem Netzlaufwerk, und Ihre Daten liegen verschlüsselt in der Schweiz. Dazu kommen Ordner mit Rechten, eine private Ablage für jede Person, Abläufe aus dem Workflow-Editor, Formulare, Dokumentenlenkung, Vertragsregister, einfache elektronische Signatur und ein Mail-Archiv.

Revisionssicheres ArchivUnveränderlich archiviert mit SHA-256, Hash-Kette und Zeitstempel – nach den Anforderungen der GeBüV.10 Funktionen

Was im Archiv liegt, bleibt, wie es ist: Korrekturen entstehen als neue Version mit Verweis auf das Original. Jede Datei erhält eine SHA-256-Prüfsumme, eine Hash-Kette verbindet Einträge und Protokoll, und ein täglicher Zeitstempel nach RFC 3161 verankert den Stand.

Alle Funktionen

  • Unveränderliche Archivaufnahme; Korrekturen nur als neue Version mit Verweis.
  • SHA-256-Prüfsumme je Datei.
  • Hash-Kette je Kunde über Archiveinträge und Protokoll.
  • Zeitstempel nach RFC 3161 über die Sammel-Prüfsumme, täglich verankert.
  • Monatliche Integritätsprüfung von Hashes, Ketten, Zeitstempeln und Lesbarkeit.
  • Original und abgeleitete Fassung (PDF/A, OCR-Text) verknüpft – das Original bleibt erhalten.
  • Inventar je Gesellschaft und Geschäftsjahr.
  • Automatische Archivierung von Finance-Belegen, Lohnbelegen und HR-Dokumenten.
  • Vorlage für die Verfahrensdokumentation nach GeBüV Art. 4.
  • Mail-Archiv auf Wunsch: Mails revisionssicher archivieren, .eml und .mbox importieren, weitere Postfächer per IMAP nur lesend anbinden und nachts abgleichen.

Ihr Nutzen

  • Nachweisbar unverändert. Prüfsumme, Hash-Kette und Zeitstempel zeigen, dass ein Dokument seit der Archivierung nicht verändert wurde.
  • Ein Archiv, das sich selbst prüft. Jeden Monat kontrolliert Hashes, Ketten, Zeitstempel und Lesbarkeit.
  • Belege kommen von selbst. Finance-Belege, Lohnbelege und HR-Dokumente werden aus den anderen Apps automatisch archiviert.

Rollen und Rechte

  • Archiv einsehen: Personen mit dem Recht «Archiv einsehen» – und nur in den Dokumentklassen, für die sie berechtigt sind.
  • Fristen, Sperren, Export und Prüfung: Personen mit dem Recht «Archiv verwalten».
  • Löschungen freigeben: eine zweite Person mit dem Recht «Löschungen freigeben».

Beide bleiben verknüpft. Die abgeleitete Fassung dient dem Lesen und Suchen, das Original wird nie ersetzt.

Mit der Vorlage für die Verfahrensdokumentation nach GeBüV Art. 4, dem Inventar je Gesellschaft und Geschäftsjahr und dem prüfbaren Export mit Hashliste.

Aufbewahrung und LöschungAufbewahrungsfristen je Klasse, Löschsperre bei Rechtsfällen, Löschung nur mit Vier-Augen-Freigabe.8 Funktionen

Jedes Dokument gehört zu einer Aufbewahrungsklasse – etwa 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres oder 20 Jahre für MWST-relevante Unterlagen zu Immobilien. lässt nichts vor Fristablauf verschwinden und löscht danach nur mit Freigabe einer zweiten Person und mit Nachweis.

Alle Funktionen

  • Aufbewahrungsklassen, zum Beispiel 10 Jahre ab Ende Geschäftsjahr oder 20 Jahre für MWST-relevante Unterlagen zu Immobilien.
  • Fristbeginn ab Ende Geschäftsjahr oder ab einem Ereignis.
  • Gesetzliche Fristen nie verkürzbar; Verlängerung für Ihr Unternehmen möglich.
  • Löschsperre bei Rechtsfällen (Legal Hold).
  • Löschung nur nach Fristablauf, mit Vier-Augen-Freigabe und Löschnachweis im Inventar.
  • Vorzeitige Löschung mit Rechtsgrund, etwa bei einem Löschbegehren nach nDSG – nie bei Klassen mit gesetzlicher Frist.
  • Löschantrag direkt im Dokument.
  • Speicherbelegung im Vergleich zum Kontingent, mit Warnstufen.

Ihr Nutzen

  • Fristen, die halten. Gesetzliche Fristen lassen sich nicht verkürzen, nur verlängern.
  • Sperre bei Rechtsfällen. Eine Löschsperre (Legal Hold) schützt Dokumente, solange ein Verfahren läuft.
  • Sauber gelöscht. Nach Fristablauf löschen Sie mit Vier-Augen-Freigabe; der Löschnachweis bleibt im Inventar.

Rollen und Rechte

  • Fristen verlängern und Löschsperren setzen: Personen mit dem Recht «Archiv verwalten».
  • Löschungen freigeben: eine zweite Person mit dem Recht «Löschungen freigeben».

Ja. Sie verlängern Fristen für Ihr Unternehmen; verkürzen lassen sich gesetzliche Fristen nie.

Dokumente ohne gesetzliche Aufbewahrungspflicht löschen Sie vorzeitig mit Angabe des Rechtsgrunds. Klassen mit gesetzlicher Frist bleiben geschützt.

Dokumenttypen und AktenOrdner mit Rechten, private Ablage, Dokumenttypen mit Pflichtfeldern, Versionen, Workflows, Lenkung und Signatur.18 Funktionen

In liegt jedes Dokument in einem echten Ordner, dessen Rechte sich auf Unterordner vererben, und jede Person hat eine private Ablage. Jedes Dokument hat zudem einen Typ mit eigenen Feldern – vom Betrag bis zur geprüften IBAN –, und daraus entstehen Akten nach Gesellschaft, Jahr und Typ. Abläufe zeichnen Sie im Workflow-Editor, gelenkte Dokumente gehen durch Prüfung und Freigabe, und unterschrieben wird elektronisch.

Alle Funktionen

  • Dokumenttypen mit Feldern für Text, Zahl, Betrag, Datum, IBAN mit Prüfung und Auswahl.
  • Pflichtfelder und Ablageregel je Typ.
  • Acht Vorlagen – Eingangsrechnung, Beleg, Vertrag, Korrespondenz, Offerte, Geschäftsbericht, Handbuch, Allgemein –, für Ihr Unternehmen anpassbar.
  • Echte Ordner mit Rechten für Personen, Rollen und Abteilungen – lesen, ändern, verwalten –, die sich auf Unterordner vererben.
  • Private Ablage für jede Person, im Browser und auf dem Laufwerk.
  • Akten als Ordnerbaum nach Gesellschaft, Jahr und Typ.
  • Zwei Zustände, «in Bearbeitung» und «archiviert», sowie Typen mit «sofort archivieren».
  • Versionen mit Feldverlauf alt und neu; eine alte Fassung lässt sich als neue Version wiederherstellen.
  • Auschecken und Einchecken gegen Parallelbearbeitung.
  • Verknüpfungen zwischen Dokumenten und Kommentare.
  • Duplikaterkennung über die SHA-256-Prüfsumme.
  • Vorschau im Browser für PDF, Bilder, Text und Mails; Office-Dateien als Textauszug.
  • Workflow-Editor: Abläufe mit Aufgaben, Verzweigungen, parallelen Zweigen, Betragslimits, Aktionen und Zeitplan zeichnen; Vorlagen für Rechnungs- und Vertragsfreigabe.
  • Dokumentenlenkung: Prüfung und Freigabe mit zwei bis acht Augen, gültig ab Datum, Lesepflicht nach Abteilung oder Funktion und Lesebestätigung.
  • Vertragsregister mit Vertragsende, Kündigungsfrist, nächstem Kündigungstermin und Erinnerung 60 Tage vorher.
  • Einfache elektronische Signaturen sind inklusive, intern und für Externe per Link mit Code. Fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen sind mit eingerichtetem Signaturdienst wählbar; dessen Bedingungen und Kosten gelten zusätzlich. Die passende Stufe richtet sich nach der Formvorgabe Ihres Dokuments.
  • Anfragen und Tickets an Teams wie IT, HR, Finance, QMS oder Facility – app-übergreifend, mit Warteschlangen, Fälligkeit und Umwandlung in Aufgaben.
  • Dokumente per Post senden: PDF und Office-Dateien als Brief, mit Adressfenster-Vorschau, bestätigtem Preis und Begleitbrief.

Ihr Nutzen

  • Ordner wie gewohnt, Rechte im Griff. Echte Ordner mit vererbten Rechten und eine private Ablage für jede Person; Akten nach Gesellschaft, Jahr und Typ entstehen zusätzlich aus den Metadaten.
  • Immer die richtige Fassung. Versionen mit Feldverlauf zeigen, was sich geändert hat; ältere Fassungen stellen Sie als neue Version wieder her.
  • Kein Überschreiben. Auschecken und Einchecken verhindern, dass zwei Personen gleichzeitig dasselbe Dokument bearbeiten.

Rollen und Rechte

  • Lesen: Personen mit der Stufe «Lesen» in .
  • Dokumente erfassen und bearbeiten: Personen mit der Stufe «Erfassen» bzw. «Bearbeiten».
  • Dokumenttypen und Vorlagen verwalten: Personen mit der Stufe «Verwalten».
  • Ordnerrechte bestimmen, wo jemand liest, ändert oder verwaltet; die private Ablage sieht nur die Person selbst.

Ja. Sie passen die acht Vorlagen an – Felder, Pflichtfelder und Ablageregel – und legen weitere Typen an.

Nein. zeigt einen Textauszug im Browser; PDF, Bilder, Text und Mails erscheinen als Vorschau.

VolltextsucheVolltextsuche über Inhalt und Metadaten, mit Texterkennung in vier Sprachen – stets nach Rechten gefiltert.8 Funktionen

durchsucht Inhalt und Felder Ihrer Dokumente, gescannte Unterlagen eingeschlossen: Die Texterkennung liest Druckschrift in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, lokal auf unseren Servern. Jede Trefferliste ist zuerst nach Rechten gefiltert – auch Treffer aus HR, Finance und QMS.

Alle Funktionen

  • Volltextsuche über Inhalt und Metadaten.
  • Rechtefilter vor jeder Trefferanzeige.
  • Treffer aus , und nach deren Rechten.
  • Filter nach Dokumenttyp, Gesellschaft und Zustand.
  • Texterkennung (OCR) für Druckschrift in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch.
  • OCR lokal auf unseren Servern – keine Daten nach aussen.
  • Klassifizierung zuerst über Regeln: Schlüsselwörter, Datum, Betrag, IBAN, Nummer.
  • KI nur bei Unsicherheit – und immer nur als Vorschlag.

Ihr Nutzen

  • Finden statt suchen. Ein Begriff, eine Rechnungsnummer oder eine IBAN genügt.
  • Nur, was Sie sehen dürfen. Die Suche filtert vor der Anzeige nach Rechten; vertrauliche Dokumente erscheinen nicht einmal als Treffer.
  • Keine Daten nach aussen. Die Texterkennung läuft auf unseren eigenen Servern; Ihre Dokumente verlassen sie dafür nicht.

Rollen und Rechte

  • Suchen: alle mit Lesezugriff in ; jede Person sieht nur Treffer, die sie öffnen darf.
  • Treffer aus HR, Finance und QMS erscheinen nur mit den Rechten der jeweiligen App.

Ja. Die Texterkennung liest Druckschrift in vier Sprachen und macht gescannte Dokumente durchsuchbar.

Nein. Zuerst klassifizieren Regeln; eine KI kommt nur bei Unsicherheit dazu und macht einen Vorschlag. Bestätigen tun Sie.

DokumenteneingangDokumente per Browser, Mail, Scanner, Laufwerk oder App erfassen – geprüft, bevor sie abgelegt werden.9 Funktionen

nimmt Dokumente auf allen Wegen an: per Drag & Drop, per Mail, vom Multifunktionsgerät, über den Netzlaufwerk-Ordner «Eingang» oder mit der Kamera der App. Vor der Ablage bestätigen Sie Typ und Felder; warnt vor Dubletten und prüft auf Viren.

Alle Funktionen

  • Eingang mit Prüfung vor der Ablage: Typ und Felder bestätigen.
  • Dublettenwarnung und Virenprüfung.
  • Upload per Drag & Drop, auch mehrere Dateien auf einmal.
  • Eigene Mail-Adressen wie scan.muster@docubase.ch und muster@docubase.ch – für Scan-to-Mail vom Multifunktionsgerät.
  • Scan-to-Folder über den Netzlaufwerk-Ordner «Eingang».
  • Massenimport aus ZIP-Datei oder Ordner, Felder aus dem Dateipfad, mit Probelauf.
  • Mehrseitiger Scan mit der Kamera der App, abgelegt als ein PDF.
  • Docu Desktop für macOS und Windows: Überwachungsordner, Archivdrucker, Bildschirmfoto ins Archiv, Ablage auch offline und verschlüsselte Arbeitskopien mit Konfliktprüfung.
  • Formulare: intern angemeldet oder als öffentliches Webformular ohne Anmeldung; jede Einreichung wird ein PDF-Dokument und kann einen Ablauf starten.

Ihr Nutzen

  • Jeder Weg führt hinein. Scanner, Mail, Browser oder App – Sie wählen, was im Alltag am schnellsten geht.
  • Geprüft statt abgelegt. Typ, Felder und Dublettenwarnung erscheinen, bevor ein Dokument im Bestand landet.
  • Altbestand in einem Zug. Der Massenimport aus ZIP oder Ordner übernimmt Felder aus dem Pfad – mit Probelauf vorab.

Rollen und Rechte

  • Hochladen: Personen mit dem Recht «Hochladen», in die ihnen zugewiesenen Eingangsablagen.
  • Eingänge prüfen und ablegen: Personen mit der Stufe «Bearbeiten».

Ja, wenn es Scans per Mail versenden kann: Sie scannen an Ihre Docu-Adresse, und das Dokument erscheint im Eingang.

Mit dem Massenimport aus ZIP-Datei oder Ordner. Felder wie Jahr oder Typ übernehmen Sie aus dem Pfad, und ein Probelauf zeigt das Ergebnis vor dem Import.

Netzlaufwerk im Finder und Explorer: arbeiten wie auf einem Laufwerk, mit Versionen und Schutz vor Löschen.10 Funktionen

erscheint auf dem Mac im Finder und unter Windows im Explorer als Netzlaufwerk. Sie sehen Ihre Ordner mit ihren Rechten und Ihre private Ablage, jedes Speichern erzeugt eine neue Version, und Löschen oder Umbenennen ist gesperrt – gewohntes Arbeiten, mit dem Archiv im Hintergrund.

Alle Funktionen

  • Netzlaufwerk (WebDAV) im Finder unter macOS und im Explorer unter Windows.
  • Echte Ordner mit ihren Rechten und die private Ablage auf dem Laufwerk.
  • Speichern erzeugt eine neue Version.
  • Löschen und Umbenennen gesperrt.
  • Dateisperren für Office-Programme gegen gleichzeitiges Bearbeiten.
  • Systemdateien von macOS und Windows werden verworfen.
  • Eigener Laufwerk-Zugang mit einmal angezeigtem, widerrufbarem Passwort.
  • Sperre nach Fehlversuchen bei der Anmeldung.
  • Anleitung für macOS und Windows.
  • Rechte werden bei jeder Anmeldung frisch geladen.

Ihr Nutzen

  • Ohne Umgewöhnung. Öffnen, bearbeiten, speichern – direkt aus Ihren gewohnten Programmen.
  • Nichts geht verloren. Speichern legt eine neue Version an; Löschen und Umbenennen sind gesperrt.
  • Rechte stets aktuell. Bei jeder Anmeldung lädt das Laufwerk die Rechte neu.

Rollen und Rechte

  • Das Laufwerk zeigt jeder Person nur die Ordner und Dokumente, für die sie in berechtigt ist.
  • Jede Person richtet ihren eigenen Laufwerk-Zugang ein und kann ihn jederzeit widerrufen.
  • Rechte werden bei jeder Anmeldung neu geladen – Änderungen gelten ab der nächsten Verbindung.

Löschen ist auf dem Laufwerk gesperrt. Archivierte Dokumente verlassen nur über die geregelte Löschung nach Fristablauf mit Vier-Augen-Freigabe.

Ja. verbindet sich als WebDAV-Laufwerk mit dem Finder unter macOS und dem Explorer unter Windows; die Anleitung führt durch die Einrichtung.

Office im BrowserWord-, Excel- und PowerPoint-Dateien direkt im Browser bearbeiten – auch gemeinsam, auf unserem Schweizer Server.8 Funktionen

Office-Dokumente öffnen und bearbeiten Sie direkt im Browser, ohne Installation. Mehrere Personen arbeiten gleichzeitig am selben Dokument, jedes Speichern erzeugt eine neue Version in . Alles läuft auf unserem Schweizer Server – kein Dokument verlässt die Schweiz.

Alle Funktionen

  • Office-Dokumente im Browser bearbeiten: Texte (Word), Tabellen (Excel) und Präsentationen (PowerPoint).
  • Gemeinsam bearbeiten: mehrere Personen gleichzeitig im selben Dokument.
  • Jedes Speichern erzeugt eine neue Version mit Verlauf.
  • Es gelten die Rechte der Ordner und Dokumente in .
  • Läuft auf dem Schweizer Server von – kein Dokument verlässt die Schweiz.
  • Keine Installation und keine zusätzliche Lizenz nötig.
  • Inklusive in .
  • Erzeugte Dokumente wie Vertrag, Zeugnis oder Begleitbrief bearbeiten Sie direkt im Office; die bearbeitete Fassung gilt für PDF und Unterschrift.

Ihr Nutzen

  • Ohne Installation. Texte, Tabellen und Präsentationen im Browser bearbeiten, auf jedem Gerät.
  • Gemeinsam am Dokument. Mehrere Personen bearbeiten gleichzeitig und sehen die Änderungen der anderen.
  • Bleibt in der Schweiz. Bearbeitet wird auf unserem Schweizer Server; kein Dokument geht an einen fremden Dienst.

Rollen und Rechte

  • Bearbeiten kann nur, wer das Dokument in bearbeiten darf; alle übrigen sehen es nur.
  • Archivierte und gesperrte Dokumente bleiben unveränderbar.
  • Jede Änderung steht im Verlauf des Dokuments.

Nein. Das Bearbeiten im Browser ist in inklusive und braucht keine Installation.

Auf unserem Server in der Schweiz. Kein Dokument verlässt die Schweiz, auch nicht während der Bearbeitung.

Sicherheit und SpeicherungAES-256-GCM je Datei mit eigenem Schlüssel, Speicherung in der Schweiz, tägliche Sicherung an zweitem Ort.9 Funktionen

verschlüsselt jede Datei mit AES-256-GCM, bevor sie gespeichert wird – mit einem eigenen Schlüssel für jeden Kunden. Die Daten liegen in einem Schweizer Objektspeicher und werden täglich an einen zweiten Ort gesichert; eine jährliche Wiederherstellungsprobe zeigt, dass die Sicherung trägt.

Alle Funktionen

  • Verschlüsselung jeder Datei mit AES-256-GCM.
  • Eigener Schlüssel je Kunde, mit Schlüsselversionen und Rotation.
  • Speicherung in einem Schweizer Objektspeicher, vor der Übertragung verschlüsselt.
  • Tägliche Sicherung an einen zweiten Ort mit Stichprobenprüfung.
  • Jährliche Wiederherstellungsprobe gegen eine isolierte Kopie.
  • Typprüfung aus dem Dateiinhalt und Virenprüfung.
  • Trennung nach Kunde, Gesellschaft und Dokumentklasse bei jedem Lesezugriff.
  • Sensible Dokumentklassen nur für Berechtigte.
  • Zwei-Faktor-Anmeldung.

Ihr Nutzen

  • Schweizer Speicherort. Dokumente liegen in der Schweiz und sind schon vor der Übertragung verschlüsselt.
  • Getrennte Schlüssel. Jeder Kunde hat einen eigenen Schlüssel; Schlüsselversionen und Rotation sind eingebaut.
  • Geprüfte Sicherung. Tägliche Sicherung an einen zweiten Ort mit Stichprobenprüfung und jährlicher Wiederherstellungsprobe.

Rollen und Rechte

  • Jeder Lesezugriff prüft Kunde, Gesellschaft und Dokumentklasse.
  • Sensible Dokumentklassen sehen nur Personen, die dafür berechtigt sind.
  • Gesundheitsdaten, Bewerbungen und Beurteilungen aus gelangen nie ins Docu-Archiv.

Nein. verschlüsselt jede Datei, bevor sie in den Objektspeicher gelangt; dort liegt sie nur verschlüsselt.

Täglich, an einen zweiten Ort, mit Stichprobenprüfung. Einmal im Jahr wird die Wiederherstellung gegen eine isolierte Kopie geprobt.

Export für die RevisionPrüfbarer Export mit Hashliste, Metadaten und Prüfskript – nachprüfbar ohne unsere Software.7 Funktionen

Für Revision, Steuerprüfung oder einen Anbieterwechsel exportiert den Bestand als ZIP mit Ordnern, Metadaten, Hashliste, Protokollauszug und Prüfskript. Die Prüfung gelingt ohne unsere Software. Dazu kommt ein lückenloses Zugriffsprotokoll mit eigener Hash-Kette.

Alle Funktionen

  • Export als ZIP mit Ordnerstruktur.
  • Metadaten als CSV und XML.
  • Hashliste aller Dateien.
  • Protokollauszug im Export.
  • Prüfskript für die Kontrolle ohne unsere Software.
  • Lückenloses Zugriffsprotokoll, auch für Lesen, Herunterladen und verweigerte Zugriffe.
  • Eigene Hash-Kette für das Zugriffsprotokoll.

Ihr Nutzen

  • Unabhängig prüfbar. Prüfskript und Hashliste zeigen ohne , ob alles vollständig und unverändert ist.
  • Ihre Daten bleiben Ihre. Dokumente und Metadaten verlassen in offenen Formaten: CSV und XML.
  • Jeder Zugriff belegt. Das Protokoll erfasst auch Lesen, Herunterladen und verweigerte Zugriffe.

Rollen und Rechte

  • Export erstellen: Personen mit dem Recht «Archiv verwalten».
  • Das Zugriffsprotokoll hält Lesen, Herunterladen und verweigerte Zugriffe jeder Person fest.

Nein. Der Export ist mit Hashliste und Prüfskript ohne unsere Software prüfbar.

Zusammenspiel

Ein Arbeitsfluss über alle Apps.

Wenn Sie mehrere Apps buchen, greifen Ihre Arbeitsbereiche ineinander. Gemeinsame Benutzer, Rollen und Rechte bestimmen den Zugriff.

Lohnabrechnungen und Lohnausweise werden direkt revisionssicher archiviert. Die Personalakte bleibt in ; Gesundheitsdaten und Beurteilungen sind in nicht sichtbar.

Rechnungen, Belege und Kontoauszüge gehen festgeschrieben ins Archiv. Lieferantenrechnungen aus dem Docu-Eingang übergeben Sie an .

Handbuch und Qualitätsnachweise nutzen dieselbe Dokumentenlenkung und sind in der Suche und Ordnerstruktur von auffindbar.

Vertragsvorlagen, Versionen und Freigabelinks stehen im Verkaufsprozess bereit; Vertragsdateien bleiben in geführt.

Ein Login. Vier Sprachen. Daten in der Schweiz.

Arbeiten Sie auf Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch. Die gemeinsame Plattform läuft in Schweizer Rechenzentren.

Mitarbeiter-App

In der Mitarbeiter-App: Dokumente scannen, mit QR-Etikett direkt in die richtige Ablage legen und Freigaben unterwegs erledigen.

Mehr zur Mitarbeiter-App

Schweiz · Ihre Rechte · Freigabe vor Aktion

KI inklusive in

  • Dokumente finden und befragen

    Sichtbare Dokumente inhaltlich durchsuchen und Antworten mit Quelldokumenten erhalten.

  • Inhalte zusammenfassen

    Dokumente zusammenfassen und übersetzen.

  • Dokumente vergleichen

    Änderungen als prüfbaren Entwurf gegenüberstellen.

  • Fristen erkennen

    Vertragsfristen und Verlängerungen erkennen und Erinnerungen zur Freigabe vorbereiten.

Inklusive in jeder App – ohne Aufpreis.

Mehr zur KIAlle KI-Funktionen

Preise je App

Keine Benutzerlimiten. Alle Benutzer inklusive.

Ihr Preis für : Grundpreis plus App, nach der Zahl der Mitarbeitenden. Alle Funktionen, alle Benutzer, KI und Speicher sind inklusive.

Online base: CHF 49 pro Monat je Website – Shop inklusive, Redesign inklusive. Dazu kommt einmal der KMU-base-Grundpreis von CHF 49 pro Monat (gilt für alle Apps zusammen). Nur Website: CHF 98 pro Monat. Den Shop steuern Sie direkt aus Finance | base: Artikel, Lager, Bestellungen und Rechnungen, alles voll integriert. Für den Shop braucht es Finance | base. Mindestens 12 Monate. Übernahme inklusive.

  • GrundpreisCHF 49.–Benutzerverwaltung, Rechteverwaltung, Zugang, Mobile-App, KI und Speicher für die ganze Firma. Bleibt auch über 20 Mitarbeitende gleich.
  • Je AppCHF 29.–HR, Finance, QMS, Docu, Sales: frei wählbar, mindestens eine. Preis bis 20 Mitarbeitende.
  • Je App und weitere Person+CHF 1.–Für jede Person über 20 Mitarbeitende. Unter 20 gilt der Preis für 20.

Inklusive für die ganze Firma: bis 20 Mitarbeitende rund 12’500 KI-Aufgaben im Monat (Richtwert) und 100 GB Speicher, je weitere Person rund 200 KI-Aufgaben und 2 GB mehr.

Der erste Monat ist gratis, danach 12 Monate Mindestlaufzeit. Über 1’000 Mitarbeitende erstellen wir Ihnen eine Offerte. Offerte anfragen

Nur wenn Sie es brauchen

  • SMS und Post zum Weiterverrechnungspreis
  • KI-Zusatzpaket CHF 25.–, rund 5’000 weitere KI-Aufgaben im laufenden Monat
  • Weitere 100 GB Speicher CHF 10.– im Monat
  • Sales-Mails über 10’000 im Monat CHF 2.– je 1’000
  • 3 Gesellschaften inklusive, jede weitere CHF 25.– im Monat
  • Eigener Server in der Schweiz CHF 390.– im Monat; inklusive ab 1’000 Mitarbeitenden und mindestens 3 Apps. Über 1’000 Mitarbeitende erhalten Sie eine Offerte, inklusive eigenem Server bei mindestens 3 Apps.

Keine Einrichtungskosten, Datenübernahme kostenlos. Mit Ihrem Auftrag zur Datenübernahme durch KMU | base beginnen das kostenpflichtige Abo und die Mindestlaufzeit sofort; damit endet der Gratismonat.

Der erste Monat ist gratis. Mit Ihrem Auftrag zur Datenübernahme durch KMU | base beginnen das kostenpflichtige Abo und die Mindestlaufzeit sofort; damit endet der Gratismonat.

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Gut zu wissen

Häufige Fragen

ist die komplette Dokumenten-App von : ein revisionssicheres Archiv mit Rechten, Fassungen und Volltextsuche, dazu Word, Excel und PowerPoint im Browser. Verschlüsselt in der Schweiz, KI inklusive.

kostet bis 20 Mitarbeitende CHF 29.– pro Monat, dazu der Grundpreis CHF 49.–, exkl. MWST. Alle Benutzer inklusive. Der erste Monat ist gratis. Speicher für die ganze Firma inklusive, unabhängig von Docu: 100 GB bis 20 Mitarbeitende, je weitere Person 2 GB mehr. Weitere 100 GB kosten CHF 10 im Monat.

ist nach den Anforderungen der GeBüV aufgebaut: unveränderliche Archivaufnahme, Hash-Kette, Zeitstempel nach RFC 3161, lückenloses Zugriffsprotokoll und monatliche Integritätsprüfung. Eine Vorlage für die Verfahrensdokumentation nach GeBüV Art. 4 ist dabei.

In einem Schweizer Objektspeicher, vorher mit AES-256-GCM verschlüsselt – mit einem eigenen Schlüssel für Ihr Unternehmen. Täglich wird an einen zweiten Ort gesichert.

Ja. erscheint als Netzlaufwerk im Finder (macOS) und im Explorer (Windows). Speichern erzeugt eine neue Version; Löschen und Umbenennen sind gesperrt.

Per Scan-to-Mail vom Multifunktionsgerät, über den Netzlaufwerk-Ordner «Eingang», per Upload im Browser oder als mehrseitiges PDF mit der Kamera der App.

Die Texterkennung läuft lokal auf unseren Servern, ohne Daten nach aussen. Die Klassifizierung arbeitet zuerst mit Regeln; eine KI kommt nur bei Unsicherheit dazu und macht immer nur einen Vorschlag.

Finance-Belege kommen automatisch ins Docu-Archiv. Lohnabrechnungen, Lohnausweise und HR-Dokumente werden revisionssicher in einer eigenen HR-Kette aufbewahrt – getrennt vom Docu-Archiv, mit eigenen Schlüsseln verschlüsselt und nur mit HR-Rechten in der Personalakte sichtbar. Gesundheitsdaten, Bewerbungen und Beurteilungen aus erscheinen deshalb nie in Docu – weder in Listen noch in Suche, Volltext oder KI.

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Fünf komplette Apps – entdecken Sie die ganze Familie.