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Premier mois offert

Chaque document classé à l’épreuve des audits. Word et Excel modifiés directement dans le navigateur.

Chaque version est une entrée d’archives inaltérable avec SHA-256 et chaîne de hachage, complétée par un modèle de documentation des procédures selon l’Olico et par les classes de conservation légales. L’organe de révision contrôle lui-même avec le script fourni, sans notre logiciel.

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Prix de base plus appsPrix de base CHF 49.–, plus CHF 29.– par app et par mois, jusqu’à 20 collaborateurs.Voir les prix

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Vidéo de démonstration : Docu | base
Arborescence des dossiers avec droits d’accès et création de documents dans Docu | base
Un lundi comme les autres

Nos particularités

  • Un classement qui apprend

    Vous classez des documents similaires. Docu apprend de vos choix et reprend ce classement récurrent.

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  • Une archive à emporter

    Vous exportez votre archive avec un outil de vérification pour en contrôler l’intégrité indépendamment de notre application.

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  • Un PDF en un clic

    Vous enregistrez vos documents Office directement en PDF. La conversion a lieu sur des serveurs suisses.

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  • Masquer de façon ciblée

    Vous caviardez les passages sensibles dans une copie. Les textes concernés en sont retirés et l’original est conservé.

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  • Projet de classement en checklist

    Vous planifiez un projet de classement dans une checklist partagée et joignez les documents de Docu | base directement aux points. Dans toutes les applications.

    En savoir plus

Besoin → solution

Besoin

« Une partie sur le serveur, une autre dans les e-mails, une autre sur le bureau, le reste dans un classeur à la cave. Et on ne trouve rien. »

Solution

Tout au même endroit, dans de vrais dossiers comme sur le serveur de fichiers, avec des droits par dossier. La recherche trouve termes, numéros de facture ou IBAN, même dans les documents papier scannés, ainsi que les documents des RH, de Finance et du QMS, pour autant que vous puissiez les voir. Avec le lecteur réseau, vous ouvrez le même classement dans le Finder ou l’Explorateur.

Arborescence des dossiers avec droits d’accès et création de documents dans Docu | base
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Besoin

« Contrat_final_v3_corrigé.docx – trois personnes, trois versions, et à la fin plus personne ne sait laquelle fait foi. »

Solution

Vous modifiez les fichiers Word, Excel et PowerPoint directement dans le navigateur, même à plusieurs en même temps. Chaque enregistrement crée une nouvelle version, et les droits de Docu s’appliquent. Qui préfère travailler sur son ordinateur ouvre le fichier d’un clic dans son programme et l’enregistre directement dans Docu. Vers l’extérieur, vous n’envoyez plus de pièce jointe, mais un lien avec date d’expiration, protégé par mot de passe si vous le souhaitez.

Document avec commandes d’édition et historique des versions dans Docu | base
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Besoin

« Conserver dix ans, d’accord, mais à partir de quand ? Et avons-nous enfin le droit de jeter les vieux dossiers ? »

Solution

Chaque document a une classe de conservation avec délai légal et base juridique, par exemple 10 ans dès la fin de l’exercice ou 20 ans pour les documents TVA relatifs aux immeubles. L’aperçu des délais montre les prochaines échéances et ce qui peut être éliminé. Toute suppression exige la validation d’une deuxième personne, et en cas de procédure, vous bloquez la suppression d’un clic.

Archives avec durées de conservation, blocages de suppression et preuves de révision dans Docu | base
Ouvrir l’image en taille réelle (nouvel onglet)

Besoin

« Le vendredi, nous scannons toute la pile en un seul PDF, puis nous la séparons à la main. »

Solution

Des feuilles de séparation avec code QR et des pages blanches découpent la pile en documents distincts, et les scans de travers sont redressés. Docu lit le texte en quatre langues sur nos serveurs, reprend l’IBAN, le montant et la référence des QR-factures et propose type et champs. Vous confirmez dans la réception, et le document est classé.

Réception des documents avec classement automatique et suggestions à vérifier dans Docu | base
Ouvrir l’image en taille réelle (nouvel onglet)

Besoin

« Quelle version fait foi ? Qui a modifié quelque chose en dernier, et quoi au juste ? »

Solution

Chaque fichier a ses propres versions, aucune ne se perd, et vous restaurez une version antérieure comme nouvelle version. Qui modifie un document le verrouille pour les autres. Les lecteurs ne voient les directives et règlements que dans leur version en vigueur. L’IA explique ce qui a changé entre deux versions.

Document avec commandes d’édition et historique des versions dans Docu | base
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Un lundi comme les autres

Avant

  1. La boîte aux lettres déborde. Les factures sont copiées, classées, puis ressaisies pour la comptabilité.
  2. Le bail doit être prolongé. On le cherche à la cave, dans les e-mails et sur le serveur.
  3. La nouvelle directive part en pièce jointe à tout le monde, et deux jours plus tard, trois versions circulent.
  4. L’organe de révision demande les pièces de 2021, et quelqu’un y passe tout un après-midi.

Après

  1. La pile passe dans le scanner. Docu la sépare, lit les QR-factures et propose type et champs ; vous n’avez plus qu’à confirmer.
  2. Vous tapez « bail » dans la recherche et trouvez l’original scanné. La prochaine échéance de résiliation figure dans le registre des contrats, et Docu vous la rappelle 60 jours avant.
  3. La directive est rédigée à plusieurs dans le navigateur, validée par une deuxième personne et diffusée avec confirmation de lecture. Il n’en existe qu’une seule version en vigueur.
  4. L’organe de révision reçoit un ZIP avec tous les fichiers, les sommes de contrôle et un script de vérification, et contrôle lui-même, sans accès à Docu.
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Les atouts qui font la différence

À l’épreuve des audits selon le droit suisse, d’emblée.

Chaque version est une entrée d’archives inaltérable avec SHA-256 et chaîne de hachage, complétée par un modèle de documentation des procédures selon l’Olico et par les classes de conservation légales. L’organe de révision contrôle lui-même avec le script fourni, sans notre logiciel.

Serveur de fichiers, bureautique et archives ne font qu’un.

De vrais dossiers avec droits hérités, la modification dans le navigateur ou sur l’ordinateur, le lecteur réseau dans le Finder et l’Explorateur – tout aboutit dans une seule chaîne de versions, rien ne se perd.

Au cœur de toute votre entreprise, avec l’IA et en Suisse.

Dossiers du personnel, pièces comptables et documents qualité se trouvent dans les mêmes archives. L’IA trouve et explique les documents en citant ses sources, les traduit et compare les versions. Tout est stocké chiffré en Suisse.

Reprise des données gratuite

Changez sans effort – nous reprenons vos données

Reprise des données gratuite par KMU | base, sous 24 heures les jours ouvrables. Lorsque vous mandatez KMU | base pour la reprise des données, l’abonnement payant et la durée minimale commencent immédiatement ; le mois gratuit prend alors fin. Déposez vos données en toute sécurité depuis votre tableau de bord, sous Paramètres › Migration des données.

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Nouveau dans

  • Envoyer des documents par la poste

    PDF et fichiers Office sous forme de lettre, avec aperçu de la fenêtre d’adresse, prix confirmé et lettre d’accompagnement. Le paiement se fait par crédit prépayé ou via la prochaine facture mensuelle.

  • Modifier les documents générés dans Office

    vous ouvrez un contrat, un certificat ou une lettre d’accompagnement directement dans Office ; la version modifiée vaut pour le PDF et la signature.

  • Réception avec contrôle avant le classement

    les fichiers arrivent d’abord dans la réception ; vous confirmez le type, la société et les champs, et ce n’est qu’ensuite que l’archivage a lieu.

  • Contrôle et validation séparés

    qui a contrôlé une version ne la valide pas lui-même ; en cas d’absence, le remplaçant décide, de façon traçable dans l’historique.

  • Lettre sur papier à en-tête, enregistrer en PDF

    une lettre Word se crée avec l’en-tête, le pied de page et la fenêtre d’adresse de votre papier à en-tête ; les fichiers Office s’enregistrent en PDF d’un clic.

  • Recherche par fragments de mots

    « Gerüst » trouve aussi « Gerüstbau », au milieu d’un mot, avec ü/ue et ä/ae considérés comme identiques.

  • Office dans le navigateur

    Vous modifiez les fichiers Word, Excel et PowerPoint ainsi que les fichiers OpenDocument directement dans le navigateur, même à plusieurs. Chaque enregistrement crée une nouvelle version, y compris depuis l’app. Inclus.

  • Lecteur réseau avec de vrais dossiers

    Dans l’Explorateur ou le Finder, vous créez des dossiers, les déplacez, les renommez et les copiez, avec les mêmes droits que dans le navigateur. Sur le lecteur, rien ne se perd : chaque enregistrement crée une nouvelle version.

  • Corbeille

    Les documents et dossiers supprimés restent restaurables pendant 30 jours. La suppression définitive exige la validation d’une deuxième personne. Les documents archivés ou soumis à une obligation de conservation ne peuvent pas être supprimés du tout.

Une application complète

Pas de plugins. Pas de modules. Tout compris.

est une application complète – et non une offre de base qu’il faudrait d’abord compléter avec des modules complémentaires payants. Tous les 10 domaines avec leurs 93 fonctions, l’IA et toutes les mises à jour sont compris dans le prix.

Pratique courante : le système modulaire

Une offre de base – et pour chaque domaine supplémentaire, un module complémentaire, un plugin ou un add-on avec son propre prix.

  • Offre de baseSupplément
  • Module complémentaireSupplément
  • Module complémentaireSupplément
  • PluginSupplément
  • Add-onSupplément
  • IA en supplémentSupplément

De nombreuses briques. De nombreux prix.

Avec  : une application complète

  • Tous les 10 domaines
  • 93 fonctions
  • IA incluse
  • Toutes les mises à jour incluses
  • Archives inaltérables
  • Conservation et suppression
  • Typologie et dossiers
  • Recherche plein texte
  • Réception des documents
  • Lecteur réseau
  • Office dans le navigateur
  • Liens de partage
  • Sécurité et stockage
  • Export pour la révision

Une app. Un login. Tout inclus.

Domaines dans une seule application
10
Fonctions incluses
93
Modules complémentaires nécessaires
0
IA sans supplément
incl.

Fonctionnalités

Tout ce que contient cette application.

est conçu selon les exigences de l’OelDI : chaque fichier reçoit une somme de contrôle SHA-256, une chaîne de hachage et un horodatage selon RFC 3161. Vous trouvez tout par recherche plein texte, travaillez dans le Finder ou l’Explorateur comme sur un lecteur réseau, et vos données sont chiffrées en Suisse. S’y ajoutent des dossiers avec droits, un espace privé pour chaque personne, des processus conçus dans l’éditeur de workflows, des formulaires, la maîtrise des documents, un registre des contrats, la signature électronique simple et un archivage des e-mails.

Archives inaltérablesArchivage inaltérable avec SHA-256, chaîne de hachage et horodatage – selon les exigences de l’OelDI.10 fonctions

Ce qui est archivé reste tel quel : les corrections deviennent une nouvelle version avec renvoi à l’original. Chaque fichier reçoit une somme de contrôle SHA-256, une chaîne de hachage relie entrées et journal, et un horodatage quotidien selon RFC 3161 ancre l’état.

Toutes les fonctions

  • Archivage inaltérable ; corrections uniquement sous forme de nouvelle version avec renvoi.
  • Somme de contrôle SHA-256 pour chaque fichier.
  • Chaîne de hachage par client sur les entrées d’archives et le journal.
  • Horodatage selon RFC 3161 sur la somme de contrôle globale, ancré chaque jour.
  • Contrôle d’intégrité mensuel des empreintes, chaînes, horodatages et de la lisibilité.
  • Original et version dérivée (PDF/A, texte OCR) liés – l’original est conservé.
  • Inventaire par société et par exercice.
  • Archivage automatique des pièces de Finance, des documents salariaux et des documents RH.
  • Modèle de documentation des procédures selon l’art. 4 OelDI.
  • Archivage des e-mails sur demande : archiver les e-mails à l’épreuve des audits, importer des fichiers .eml et .mbox, connecter d’autres boîtes en lecture seule via IMAP avec synchronisation nocturne.

Vos avantages

  • Inchangé, preuve à l’appui. Somme de contrôle, chaîne de hachage et horodatage montrent qu’un document n’a pas été modifié depuis son archivage.
  • Des archives qui se contrôlent. Chaque mois, vérifie empreintes, chaînes, horodatages et lisibilité.
  • Les pièces arrivent seules. Pièces de Finance, documents salariaux et documents RH sont archivés automatiquement depuis les autres applications.

Rôles et droits

  • Consulter les archives : les personnes disposant du droit « Consulter les archives » – et uniquement dans les classes de documents pour lesquelles elles sont autorisées.
  • Délais, blocages, export et contrôles : les personnes disposant du droit « Gérer les archives ».
  • Valider les suppressions : une deuxième personne disposant du droit « Valider les suppressions ».

Les deux restent liés. La version dérivée sert à la lecture et à la recherche, l’original n’est jamais remplacé.

Avec le modèle de documentation des procédures selon l’art. 4 OelDI, l’inventaire par société et par exercice et l’export vérifiable avec liste des empreintes.

Conservation et suppressionDélais de conservation par classe, blocage en cas de litige, suppression uniquement à quatre yeux.8 fonctions

Chaque document appartient à une classe de conservation – par exemple 10 ans dès la fin de l’exercice ou 20 ans pour les documents TVA relatifs aux immeubles. ne laisse rien disparaître avant l’échéance et ne supprime ensuite qu’avec la validation d’une deuxième personne et une preuve.

Toutes les fonctions

  • Classes de conservation, par exemple 10 ans dès la fin de l’exercice ou 20 ans pour les documents TVA relatifs aux immeubles.
  • Début du délai à la fin de l’exercice ou à partir d’un événement.
  • Délais légaux jamais raccourcis ; prolongation possible pour votre entreprise.
  • Blocage de suppression en cas de litige (legal hold).
  • Suppression uniquement après l’échéance, avec validation à quatre yeux et preuve de suppression dans l’inventaire.
  • Suppression anticipée pour un motif juridique, par exemple une demande d’effacement selon la nLPD – jamais pour les classes soumises à un délai légal.
  • Demande de suppression directement dans le document.
  • Occupation de l’espace de stockage par rapport au contingent, avec niveaux d’alerte.

Vos avantages

  • Des délais qui tiennent. Les délais légaux ne peuvent pas être raccourcis, seulement prolongés.
  • Blocage en cas de litige. Un blocage de suppression (legal hold) protège les documents tant qu’une procédure est en cours.
  • Suppression propre. À l’échéance, vous supprimez avec une validation à quatre yeux ; la preuve de suppression reste dans l’inventaire.

Rôles et droits

  • Prolonger les délais et poser des blocages de suppression : les personnes disposant du droit « Gérer les archives ».
  • Valider les suppressions : une deuxième personne disposant du droit « Valider les suppressions ».

Oui. Vous prolongez les délais pour votre entreprise ; les délais légaux ne peuvent jamais être raccourcis.

Vous supprimez de manière anticipée les documents sans obligation légale de conservation, en indiquant le motif juridique. Les classes soumises à un délai légal restent protégées.

Typologie et dossiersDossiers avec droits, espace privé, types de documents avec champs obligatoires, versions, workflows, maîtrise et signature.18 fonctions

Dans , chaque document se trouve dans un vrai dossier dont les droits se transmettent aux sous-dossiers, et chaque personne dispose d’un espace privé. Chaque document a en outre un type avec ses propres champs – du montant à l’IBAN vérifié –, d’où naissent des classeurs par société, année et type. Vous dessinez les processus dans l’éditeur de workflows, les documents maîtrisés passent par vérification et validation, et la signature est électronique.

Toutes les fonctions

  • Types de documents avec champs texte, nombre, montant, date, IBAN vérifié et liste de choix.
  • Champs obligatoires et règle de classement par type.
  • Huit modèles – facture fournisseur, pièce justificative, contrat, correspondance, offre, rapport de gestion, manuel, général –, adaptables pour votre entreprise.
  • De vrais dossiers avec droits pour personnes, rôles et départements – lire, modifier, gérer –, transmis aux sous-dossiers.
  • Espace privé pour chaque personne, dans le navigateur et sur le lecteur réseau.
  • Dossiers sous forme d’arborescence par société, année et type.
  • Deux états, « en cours » et « archivé », ainsi que des types avec « archiver immédiatement ».
  • Versions avec historique des champs ancien/nouveau ; une ancienne version se restaure comme nouvelle version.
  • Check-out et check-in contre la modification simultanée.
  • Liens entre documents et commentaires.
  • Détection des doublons par somme de contrôle SHA-256.
  • Aperçu dans le navigateur pour PDF, images, texte et e-mails ; fichiers Office sous forme d’extrait de texte.
  • Éditeur de workflows : dessiner des processus avec tâches, embranchements, branches parallèles, limites de montant, actions et planification ; modèles pour la validation de factures et de contrats.
  • Maîtrise des documents : vérification et validation à deux jusqu’à huit yeux, validité à partir d’une date, lecture obligatoire par département ou fonction et confirmation de lecture.
  • Registre des contrats avec fin de contrat, délai de résiliation, prochaine échéance de résiliation et rappel 60 jours avant.
  • Les signatures électroniques simples sont incluses, en interne et pour les externes par lien et code. Les signatures avancées et qualifiées sont disponibles avec un service de signature configuré, selon ses conditions et frais. Le niveau dépend des exigences de forme du document.
  • Demandes et tickets aux équipes comme l’IT, les RH, la finance, la qualité ou le facility – entre toutes les applications, avec files d’attente, échéances et transformation en tâches.
  • Envoyer des documents par la poste : PDF et fichiers Office sous forme de lettre, avec aperçu de la fenêtre d’adresse, prix confirmé et lettre d’accompagnement.

Vos avantages

  • Des dossiers comme d’habitude, des droits maîtrisés. De vrais dossiers avec droits hérités et un espace privé pour chaque personne ; les classeurs par société, année et type naissent en plus des métadonnées.
  • Toujours la bonne version. Les versions avec historique des champs montrent ce qui a changé ; vous restaurez une ancienne version comme nouvelle version.
  • Pas d’écrasement. Le check-out et le check-in empêchent deux personnes de modifier le même document en même temps.

Rôles et droits

  • Lire : les personnes disposant du niveau « Lire » dans .
  • Saisir et modifier des documents : les personnes disposant du niveau « Saisir » ou « Modifier ».
  • Gérer les types de documents et les modèles : les personnes disposant du niveau « Gérer ».
  • Les droits sur les dossiers déterminent où une personne lit, modifie ou gère ; seule la personne elle-même voit son espace privé.

Oui. Vous adaptez les huit modèles – champs, champs obligatoires et règle de classement – et créez d’autres types.

Non. affiche un extrait de texte dans le navigateur ; PDF, images, texte et e-mails s’affichent en aperçu.

Recherche plein texteTout retrouver dans le contenu et les métadonnées, OCR en quatre langues – filtré selon les droits.8 fonctions

recherche dans le contenu et les champs de vos documents, documents scannés compris : la reconnaissance de texte lit les caractères imprimés en allemand, français, italien et anglais, localement sur nos serveurs. Chaque liste de résultats est d’abord filtrée selon les droits – y compris les résultats issus des RH, de Finance et du QMS.

Toutes les fonctions

  • Recherche plein texte dans le contenu et les métadonnées.
  • Filtre des droits avant chaque affichage de résultats.
  • Résultats de , et selon leurs droits.
  • Filtres par type de document, société et état.
  • Reconnaissance de texte (OCR) des caractères imprimés en allemand, français, italien et anglais.
  • OCR exécutée localement sur nos serveurs – aucune donnée vers l’extérieur.
  • Classification d’abord par règles : mots-clés, date, montant, IBAN, numéro.
  • IA uniquement en cas d’incertitude – et toujours comme simple proposition.

Vos avantages

  • Trouver au lieu de chercher. Un terme, un numéro de facture ou un IBAN suffit.
  • Seulement ce que vous pouvez voir. La recherche filtre selon les droits avant l’affichage ; les documents confidentiels n’apparaissent même pas comme résultat.
  • Aucune donnée vers l’extérieur. La reconnaissance de texte tourne sur nos propres serveurs ; vos documents ne les quittent pas pour cela.

Rôles et droits

  • Rechercher : toutes les personnes disposant d’un accès en lecture à  ; chacune ne voit que les résultats qu’elle peut ouvrir.
  • Les résultats des RH, de Finance et du QMS n’apparaissent qu’avec les droits de l’application concernée.

Oui. La reconnaissance de texte lit les caractères imprimés en quatre langues et rend les documents scannés consultables.

Non. Des règles classifient d’abord ; une IA n’intervient qu’en cas d’incertitude et fait une proposition. C’est vous qui confirmez.

Réception des documentsSaisir par navigateur, e-mail, scanner, lecteur ou app – avec contrôle avant le classement.9 fonctions

accepte les documents par tous les canaux : glisser-déposer, e-mail, appareil multifonction, dossier « Réception » du lecteur réseau ou appareil photo de l’app . Avant le classement, vous confirmez type et champs ; signale les doublons et effectue une analyse antivirus.

Toutes les fonctions

  • Réception avec contrôle avant le classement : confirmation du type et des champs.
  • Alerte de doublon et analyse antivirus.
  • Téléversement par glisser-déposer, y compris plusieurs fichiers à la fois.
  • Adresses e-mail propres comme scan.muster@docubase.ch et muster@docubase.ch – pour le scan vers e-mail depuis l’appareil multifonction.
  • Scan vers dossier via le dossier « Réception » du lecteur réseau.
  • Import en masse depuis un fichier ZIP ou un dossier, champs tirés du chemin, avec essai préalable.
  • Scan de plusieurs pages avec l’appareil photo de l’app , enregistré en un seul PDF.
  • Docu Desktop pour macOS et Windows : dossier surveillé, imprimante d’archivage, capture d’écran dans l’archive, classement même hors ligne et copies de travail chiffrées avec contrôle des conflits.
  • Formulaires : en interne avec connexion ou comme formulaire web public sans connexion ; chaque envoi devient un document PDF et peut lancer un processus.

Vos avantages

  • Tous les chemins mènent au bon endroit. Scanner, e-mail, navigateur ou app – vous choisissez ce qui est le plus rapide au quotidien.
  • Contrôlé, pas juste classé. Type, champs et alerte de doublon s’affichent avant qu’un document n’entre dans le fonds.
  • L’existant d’un seul coup. L’import en masse depuis un ZIP ou un dossier reprend les champs du chemin – avec un essai préalable.

Rôles et droits

  • Téléverser : les personnes disposant du droit « Téléverser », dans les espaces de réception qui leur sont attribués.
  • Contrôler et classer les entrées : les personnes disposant du niveau « Modifier ».

Oui, s’il peut envoyer des scans par e-mail : vous scannez vers votre adresse Docu et le document apparaît dans la réception.

Avec l’import en masse depuis un fichier ZIP ou un dossier. Des champs comme l’année ou le type se reprennent du chemin, et un essai préalable montre le résultat avant l’import.

Lecteur réseau dans le Finder et l’Explorateur : avec versions et protection contre la suppression.10 fonctions

apparaît comme lecteur réseau dans le Finder sur Mac et dans l’Explorateur sous Windows. Vous voyez vos dossiers avec leurs droits et votre espace privé, chaque enregistrement crée une nouvelle version, et supprimer ou renommer est bloqué – vos habitudes, avec les archives en arrière-plan.

Toutes les fonctions

  • Lecteur réseau (WebDAV) dans le Finder sous macOS et dans l’Explorateur sous Windows.
  • De vrais dossiers avec leurs droits et l’espace privé sur le lecteur.
  • Chaque enregistrement crée une nouvelle version.
  • Suppression et renommage bloqués.
  • Verrous de fichiers pour les programmes Office contre la modification simultanée.
  • Les fichiers système de macOS et Windows sont écartés.
  • Accès au lecteur personnel avec mot de passe affiché une seule fois et révocable.
  • Blocage après plusieurs tentatives de connexion infructueuses.
  • Guide pour macOS et Windows.
  • Droits rechargés à chaque connexion.

Vos avantages

  • Sans changer d’habitudes. Ouvrir, modifier, enregistrer – directement depuis vos programmes habituels.
  • Rien ne se perd. Enregistrer crée une nouvelle version ; supprimer et renommer sont bloqués.
  • Droits toujours à jour. À chaque connexion, le lecteur recharge les droits.

Rôles et droits

  • Le lecteur ne montre à chaque personne que les dossiers et documents pour lesquels elle est autorisée dans .
  • Chaque personne configure son propre accès au lecteur et peut le révoquer à tout moment.
  • Les droits sont rechargés à chaque connexion – les modifications s’appliquent dès la connexion suivante.

La suppression est bloquée sur le lecteur. Les documents archivés ne quittent que par la suppression réglementée après l’échéance, avec validation à quatre yeux.

Oui. se connecte comme lecteur WebDAV au Finder sous macOS et à l’Explorateur sous Windows ; le guide accompagne la configuration.

Office dans le navigateurModifier des fichiers Word, Excel et PowerPoint directement dans le navigateur – aussi à plusieurs, sur notre serveur suisse.8 fonctions

Vous ouvrez et modifiez les documents Office directement dans le navigateur, sans installation. Plusieurs personnes travaillent en même temps sur le même document, chaque enregistrement crée une nouvelle version dans . Tout fonctionne sur notre serveur suisse – aucun document ne quitte la Suisse.

Toutes les fonctions

  • Modifier des documents Office dans le navigateur : textes (Word), tableaux (Excel) et présentations (PowerPoint).
  • Modification à plusieurs : plusieurs personnes en même temps dans le même document.
  • Chaque enregistrement crée une nouvelle version avec historique.
  • Les droits des dossiers et documents de s’appliquent.
  • Fonctionne sur le serveur suisse de – aucun document ne quitte la Suisse.
  • Aucune installation ni licence supplémentaire nécessaire.
  • Inclus dans .
  • Les documents générés, comme un contrat, un certificat ou une lettre d’accompagnement, se modifient directement dans Office ; la version modifiée vaut pour le PDF et la signature.

Vos avantages

  • Sans installation. Modifier textes, tableaux et présentations dans le navigateur, sur tout appareil.
  • À plusieurs sur le document. Plusieurs personnes modifient en même temps et voient les changements des autres.
  • Reste en Suisse. La modification a lieu sur notre serveur suisse ; aucun document ne part vers un service tiers.

Rôles et droits

  • Seules les personnes autorisées à modifier le document dans peuvent le modifier ; les autres le consultent seulement.
  • Les documents archivés et verrouillés restent non modifiables.
  • Chaque modification figure dans l’historique du document.

Non. La modification dans le navigateur est incluse dans et ne nécessite aucune installation.

Sur notre serveur en Suisse. Aucun document ne quitte la Suisse, pas même pendant la modification.

Sécurité et stockageAES-256-GCM par fichier avec clé propre, stockage en Suisse, sauvegarde quotidienne sur un second site.9 fonctions

chiffre chaque fichier avec AES-256-GCM avant de l’enregistrer – avec une clé propre à chaque client. Les données se trouvent dans un stockage objet suisse et sont sauvegardées chaque jour sur un second site ; un test de restauration annuel montre que la sauvegarde fonctionne.

Toutes les fonctions

  • Chiffrement de chaque fichier avec AES-256-GCM.
  • Clé propre à chaque client, avec versions de clés et rotation.
  • Stockage dans un stockage objet suisse, chiffré avant le transfert.
  • Sauvegarde quotidienne sur un second site avec contrôle par échantillonnage.
  • Test de restauration annuel sur une copie isolée.
  • Contrôle du type d’après le contenu du fichier et analyse antivirus.
  • Séparation par client, société et classe de documents à chaque accès en lecture.
  • Classes de documents sensibles réservées aux personnes autorisées.
  • Authentification à deux facteurs.

Vos avantages

  • Stockage en Suisse. Les documents sont en Suisse et déjà chiffrés avant le transfert.
  • Clés séparées. Chaque client a sa propre clé ; versions de clés et rotation sont intégrées.
  • Sauvegarde vérifiée. Sauvegarde quotidienne sur un second site avec contrôle par échantillonnage et test de restauration annuel.

Rôles et droits

  • Chaque accès en lecture vérifie client, société et classe de documents.
  • Seules les personnes autorisées voient les classes de documents sensibles.
  • Les données de santé, les candidatures et les évaluations de n’entrent jamais dans les archives Docu.

Non. chiffre chaque fichier avant qu’il n’arrive dans le stockage objet ; il n’y est conservé que chiffré.

Chaque jour, sur un second site, avec contrôle par échantillonnage. Une fois par an, la restauration est testée sur une copie isolée.

Export pour la révisionExport vérifiable avec liste des empreintes, métadonnées et script de vérification – sans notre logiciel.7 fonctions

Pour la révision, un contrôle fiscal ou un changement de fournisseur, exporte le fonds en ZIP avec dossiers, métadonnées, liste des empreintes, extrait du journal et script de vérification. La vérification se fait sans notre logiciel. S’y ajoute un journal des accès complet avec sa propre chaîne de hachage.

Toutes les fonctions

  • Export ZIP avec arborescence de dossiers.
  • Métadonnées en CSV et XML.
  • Liste des empreintes de tous les fichiers.
  • Extrait du journal inclus dans l’export.
  • Script de vérification pour un contrôle sans notre logiciel.
  • Journal des accès complet, y compris lecture, téléchargement et accès refusés.
  • Chaîne de hachage propre au journal des accès.

Vos avantages

  • Vérifiable en toute indépendance. Script de vérification et liste des empreintes montrent sans si tout est complet et inchangé.
  • Vos données restent les vôtres. Documents et métadonnées quittent dans des formats ouverts : CSV et XML.
  • Chaque accès prouvé. Le journal consigne aussi la lecture, le téléchargement et les accès refusés.

Rôles et droits

  • Créer un export : les personnes disposant du droit « Gérer les archives ».
  • Le journal des accès consigne la lecture, le téléchargement et les accès refusés de chaque personne.

Non. L’export est vérifiable sans notre logiciel grâce à la liste des empreintes et au script de vérification.

Synergies

Un flux de travail à travers toutes les applications.

Lorsque vous souscrivez plusieurs applications, vos domaines d’activité s’articulent entre eux. Les utilisateurs, rôles et droits communs déterminent les accès.

Les décomptes et certificats de salaire sont directement archivés à l’épreuve des audits. Le dossier du personnel reste dans  ; les données de santé et les évaluations ne sont pas visibles dans .

Les factures, justificatifs et relevés bancaires sont archivés de manière inaltérable. Vous transmettez les factures fournisseurs reçues dans à .

Le manuel et les justificatifs qualité utilisent la même maîtrise documentaire et sont accessibles dans la recherche et l’arborescence de .

Les modèles de contrats, les versions et les liens de validation sont disponibles dans le processus de vente ; les fichiers des contrats restent gérés dans .

Une connexion. Quatre langues. Des données en Suisse.

Travaillez en allemand, français, italien ou anglais. La plateforme commune est hébergée dans des centres de données suisses.

Application collaborateurs

Dans l’application collaborateurs : scanner des documents, les classer directement avec l’étiquette QR et traiter les validations en déplacement.

En savoir plus sur l’application collaborateurs

Suisse · Vos droits · Validation avant action

IA incluse dans

  • Retrouver et interroger les documents

    Rechercher dans le contenu des documents visibles et obtenir des réponses accompagnées des documents sources.

  • Résumer les contenus

    Résumer et traduire des documents.

  • Comparer les documents

    Présenter les modifications côte à côte dans un brouillon à vérifier.

  • Repérer les échéances

    Repérer les échéances contractuelles et les renouvellements, puis préparer des rappels pour validation.

Incluse dans chaque application – sans supplément.

En savoir plus sur l’IAToutes les fonctions IA

Tarifs par application

Aucune limite d’utilisateurs. Tous les utilisateurs sont inclus.

Le prix de : prix de base plus app, selon le nombre de collaborateurs. Toutes les fonctions, tous les utilisateurs, l’IA et le stockage sont inclus.

Online base: CHF 49 par mois et par site web – boutique incluse, refonte incluse. S’y ajoute une fois le prix de base KMU base de CHF 49 par mois (valable pour toutes les apps ensemble). Site web seul : CHF 98 par mois. Vous pilotez la boutique directement depuis Finance | base : articles, stock, commandes et factures, le tout entièrement intégré. La boutique nécessite Finance | base. 12 mois minimum. Reprise incluse.

  • Prix de baseCHF 49.–Gestion des utilisateurs et des droits, accès, app mobile, IA et stockage pour toute l’entreprise. Reste identique au-delà de 20 collaborateurs.
  • Par appCHF 29.–HR, Finance, QMS, Docu, Sales : au choix, au moins une. Prix jusqu’à 20 collaborateurs.
  • Par app et personne supplémentaire+CHF 1.–Pour chaque personne au-delà de 20 collaborateurs. En dessous de 20, le prix pour 20 s’applique.

Inclus pour toute l’entreprise : jusqu’à 20 collaborateurs, environ 12’500 tâches IA par mois (valeur indicative) et 100 Go de stockage ; par personne supplémentaire, environ 200 tâches IA et 2 Go de plus.

Le premier mois est gratuit, puis la durée minimale est de 12 mois. Au-delà de 1’000 collaborateurs, nous établissons une offre. Demander une offre

Uniquement si vous en avez besoin

  • SMS et courrier au prix refacturé
  • Supplément IA CHF 25.–, environ 5’000 tâches IA supplémentaires pour le mois en cours
  • 100 Go de stockage supplémentaires pour CHF 10.– par mois
  • E-mails Sales au-delà de 10’000 par mois : CHF 2.– par 1’000
  • 3 sociétés incluses, chaque société supplémentaire CHF 25.– par mois
  • Serveur dédié en Suisse : CHF 390.– par mois ; inclus dès 1’000 personnes avec au moins 3 apps. Au-delà de 1’000 personnes, le devis inclut un serveur dédié avec au moins 3 apps.

Aucun frais de mise en service, reprise des données gratuite. Lorsque vous mandatez KMU | base pour la reprise des données, l’abonnement payant et la durée minimale commencent immédiatement ; le mois gratuit prend alors fin.

Le premier mois est offert. Lorsque vous mandatez KMU | base pour la reprise des données, l’abonnement payant et la durée minimale commencent immédiatement ; le mois gratuit prend alors fin.

Démarrer le 1er mois gratuit

Bon à savoir

Questions fréquentes

est l’application de documents complète de  : des archives conformes aux exigences de révision avec droits, versions et recherche plein texte, ainsi que Word, Excel et PowerPoint dans le navigateur. Chiffré en Suisse, IA incluse.

coûte jusqu’à 20 collaborateurs CHF 29.– par mois, plus le prix de base CHF 49.–, hors TVA. Tous les utilisateurs inclus. Le premier mois est gratuit. Stockage inclus pour toute l’entreprise, indépendamment de Docu : 100 Go jusqu’à 20 collaborateurs, 2 Go de plus par personne supplémentaire. Chaque tranche supplémentaire de 100 Go coûte CHF 10 par mois.

est conçu selon les exigences de l’OelDI : archivage inaltérable, chaîne de hachage, horodatage selon RFC 3161, journal des accès complet et contrôle d’intégrité mensuel. Un modèle de documentation des procédures selon l’art. 4 OelDI est inclus.

Dans un stockage objet suisse, chiffrés au préalable avec AES-256-GCM – avec une clé propre à votre entreprise. Une sauvegarde quotidienne est effectuée sur un second site.

Oui. apparaît comme lecteur réseau dans le Finder (macOS) et dans l’Explorateur (Windows). Enregistrer crée une nouvelle version ; supprimer et renommer sont bloqués.

Par scan vers e-mail depuis l’appareil multifonction, par le dossier « Réception » du lecteur réseau, par téléversement dans le navigateur ou en PDF de plusieurs pages avec l’appareil photo de l’app .

La reconnaissance de texte s’exécute localement sur nos serveurs, sans qu’aucune donnée ne sorte. La classification s’appuie d’abord sur des règles ; une IA n’intervient qu’en cas d’incertitude et ne fait jamais qu’une proposition.

Les pièces comptables de Finance arrivent automatiquement dans les archives Docu. Fiches de salaire, certificats de salaire et documents RH sont conservés de manière inaltérable dans une chaîne RH distincte – séparée des archives Docu, chiffrée avec ses propres clés et visible uniquement avec des droits RH dans le dossier du personnel. Les données de santé, les candidatures et les évaluations de n’apparaissent donc jamais dans Docu – ni dans les listes, ni dans la recherche, le plein texte ou l’IA.

Fait partie de

Cinq applications complètes – découvrez toute la famille.