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Aus der Praxis für Schweizer KMU

Einrichtung & Umstieg

Anleitungen zu «Einrichtung & Umstieg» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.

Einrichtung & Umstieg

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11 Anleitungen

Einrichtung

Docu-Einstellungen

Docu | base › Docu-Einstellungen

Sammelseite für alle Einstellungen von Docu | base: Dokumenttypen, Ordner, Eingangsregeln, Abläufe, Schnittstellen, Office-Erweiterung und Verfahrensdokumentation. Sie zeigt nur, was Sie öffnen dürfen. Die Einträge stehen gruppiert in einer einzigen breiten Liste mit kurzen Erklärungen und einem Pfeil rechts.

Schritt für Schritt

  1. In der Seitenleiste unter «Einstellungen» «Docu-Einstellungen» wählen.
  2. Den gewünschten Eintrag öffnen, zum Beispiel «Eingangsregeln» für die automatische Verarbeitung von Scans.
  3. Mit dem Browser-Zurück oder dem Menüpunkt zur Sammelseite zurückkehren.
  4. Einstellungen für die ganze Firma (Firmendaten, Benutzer, Mailadressen) stehen unter «Firmeneinstellungen».

Dokumenttypen

Docu | base › Dokumenttypen

Verwaltet Dokumenttypen mit Feldern, Ablageregel, Aufbewahrungsklasse und Stichwörtern zur Klassifizierung. Sofortige Archivierung, Inaktivierung und Rollenbeschränkungen lassen sich pro Typ einstellen.

Schritt für Schritt

  1. Einen vorhandenen Typ aufklappen oder «Neuer Dokumenttyp» verwenden.
  2. Schlüssel, Bezeichnung und Aufbewahrungsklasse festlegen.
  3. Ablageregel mit Platzhaltern und kommagetrennte Stichwörter erfassen.
  4. Felder als JSON-Array mit eindeutigen Feldschlüsseln definieren.
  5. Bei Bedarf «Sofort archivieren», «Sensibel (nur gewählte Rollen)» samt Rollen oder «Inaktiv» setzen und «Speichern» wählen.

Ordner einrichten

Docu | base › Weitere Funktionen › Ordner einrichten

Legt aus den Ablageregeln der Dokumenttypen einmalig echte Ordner an und ordnet die bisherigen Dokumente ein. Ein Probelauf zeigt vorher Ordner und Anzahl Dokumente.

Schritt für Schritt

  1. «Weitere Funktionen» › «Ordner einrichten» wählen.
  2. Im Probelauf die vorgeschlagenen Ordner und die Anzahl Dokumente prüfen.
  3. «Ordner anlegen und Dokumente einordnen» wählen.

Private Ablagen und Notfallzugriff

Docu | base › Weitere Funktionen › Ordner einrichten › Private Ablagen

Zeigt die persönlichen Ablagen der Mitarbeitenden (ohne Inhalt) und erlaubt der Docu-Verwaltung im Notfall einen Lesezugriff für 7 Tage.

Schritt für Schritt

  1. Bei der betroffenen Ablage den Grund für den Notfallzugriff eingeben.
  2. «Notfallzugriff (7 Tage lesen)» wählen.
  3. Mit «Öffnen» die Ablage lesen; nach 7 Tagen endet der Zugriff von selbst.

Umstieg & Altbestand

Mappen und Dossiers aus dem Altsystem übernehmen

Docu › Mappen oder Dossiers › Importieren

Importiert virtuelle Sammelmappen und objektbezogene Dossiers mit Quellstatus, Metadaten, Personenbezug, Fristen und Dokumentverknüpfungen. Ein Dokument wird über seine ID, die Import-ID einer früheren Übernahme oder einen eindeutigen Dateinamen/Pfad verknüpft.

Schritt für Schritt

  1. Wählen Sie Mappen oder Dossiers und laden Sie die Quelldatei hoch.
  2. Prüfen Sie die vorgeschlagenen Spalten, Datumsformate und Statuswerte. Name und Bezug bestimmen den fachlichen Abgleich.
  3. Der Probelauf schlägt fehlende Kontakte ohne Zugang vor. Die Anlage erfordert Kontakte bearbeiten und Ihre ausdrückliche Bestätigung. Mehrdeutige Verweise werden nicht geraten; fehlende Mitarbeiter- oder Projektstammdaten zuerst erfassen.
  4. Prüfen Sie Datei = neu + geändert + unverändert + abgewiesen und geben Sie den Lauf frei.
  5. ZIP-Ordner werden als Mappen vorbereitet. Eine mappen.csv kann Metadaten enthalten, mit datenart=mappe oder dossier. Nach der Dateiübernahme öffnen Sie die angebotenen Folge-Läufe, prüfen die Zuordnung und geben die Metadaten frei.
  6. Der Rückweg entfernt nur leere und unveränderte neue Mappen oder Dossiers. Bestehende Verknüpfungen, Änderungen und Verwendungen bleiben geschützt.

Umstieg mit Ordnern und Rechten

Docu | base › Mehr › Umstieg

Ordner, ZIP oder Rechte-CSV ohne Grenze je Lauf übernehmen. Uploads werden in kleinen Paketen gespeichert. Es gelten die Docu-Einzeldateigrenze und das Speicherkontingent des Mandanten, einschliesslich Zwischenspeicher.

Schritt für Schritt

  1. Ganzen Ordner, ZIP oder nur die Rechte-CSV wählen.
  2. Probelauf aus der Dateiliste prüfen: neue und vorhandene Ordner sowie unbekannte Rechte.
  3. Nach dem Probelauf übernehmen. Fortschritt beobachten, pausieren oder später fortsetzen; SHA-256-Dubletten werden übersprungen.
  4. Nach einem Unterbruch denselben Lauf öffnen. Für fehlende Uploads dieselbe Quelle und Rechte-CSV erneut wählen. Bereits bestätigte Teile werden übersprungen. Die Übernahme läuft auch bei geschlossener Seite im Hintergrund weiter; der Docu-Takt verarbeitet weitere Etappen.

Altbestand übernehmen

Docu | base › Altbestand übernehmen

Importiert eine Ordnerstruktur aus einer ZIP-Datei und leitet Felder aus den Pfaden ab. Ein Probelauf zeigt pro Datei, ob sie bereit, bereits vorhanden, fehlerhaft oder übersprungen ist.

Schritt für Schritt

  1. ZIP-Datei auswählen.
  2. «Zuordnung des Pfads» mit {firma}, {jahr}, {typ}, {datei} und gegebenenfalls Feldschlüsseln passend zur Ordnerstruktur setzen.
  3. Einen Dokumenttyp als Standard wählen und «Probelauf» starten.
  4. Den Bericht prüfen, Fehler korrigieren und danach «Importieren» wählen; angelegte Dokumente werden direkt abgelegt.

Anbindung

Als Laufwerk verbinden

Docu | base › Als Laufwerk verbinden

Zeigt die WebDAV-Adresse, erstellt widerrufbare Zugänge und erklärt das Verbinden unter macOS und Windows. Mit eingerichteten Ordnern sehen Sie im Laufwerk die Ordner mit Ihren Rechten und «Meine Ablage»; geänderter Dateiinhalt wird als neue Version gespeichert.

Schritt für Schritt

  1. «Laufwerk-Passwort erstellen» wählen und das nur einmal angezeigte Passwort sicher notieren.
  2. Unter macOS im Finder «Gehe zu» › «Mit Server verbinden …» wählen, die angezeigte Adresse eingeben und als «Registrierter Benutzer» mit dem Laufwerk-Zugang verbinden.
  3. Unter Windows im Explorer «Dieser PC» › «Netzlaufwerk verbinden» wählen, Laufwerkbuchstaben und angezeigte Adresse setzen und «Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen» aktivieren.
  4. Mit dem angezeigten Benutzernamen und Laufwerk-Passwort anmelden.
  5. Neue Dateien in den Ordner «Eingang» kopieren und danach im Web prüfen; nicht mehr benötigte Zugänge mit «Widerrufen» sperren.

Add-in installieren

Docu | base › Weitere Funktionen › Office-Erweiterung › Add-in installieren

Führt Schritt für Schritt durch die Installation des Docu-Add-ins in Outlook, Word, Excel und PowerPoint und zeigt, was ohne Administratorrechte geht. Mit Manifest zum Herunterladen und einer Vorlage, die Sie an Ihre IT weiterleiten.

Schritt für Schritt

  1. Das Manifest für Outlook oder für Word, Excel und PowerPoint herunterladen.
  2. Outlook: im Browser aka.ms/olksideload öffnen, «Meine Add-Ins» › «Benutzerdefinierte Add-Ins» › «Aus Datei hinzufügen» wählen und die Datei auswählen.
  3. Word, Excel, PowerPoint am Mac: die Manifest-Datei in den Ordner «wef» des Programms kopieren und das Programm neu starten.
  4. Windows oder gesperrte Installation: die Vorlage unten an die Firmen-IT weiterleiten, die das Add-in im Microsoft-365-Admin-Center bereitstellt.

Office- und Outlook-Erweiterung

Docu | base › Office-Erweiterung

Verbindet die Docu-Erweiterung in Word, Excel, PowerPoint und Outlook mit Ihrem Konto. In Office suchen, öffnen, ablegen, als neue Version speichern und aus- oder einchecken; in Outlook Mails im Original archivieren, Anhänge ablegen und Dokumente als Anhang einfügen.

Schritt für Schritt

  1. In Word, Excel, PowerPoint oder Outlook im Menüband «Docu | base» öffnen.
  2. Kürzel Ihrer Organisation eingeben und «Mit Docu verbinden» wählen; es öffnet sich ein Fenster mit dieser Seite.
  3. Falls nötig anmelden und «Verbinden» wählen; das Fenster schliesst sich.
  4. Administration: das Manifest herunterladen und im Microsoft-365-Admincenter unter «Integrierte Apps» hochladen.

Schnittstellen (API-Schlüssel und Webhooks)

Docu | base › Dokumente › Schnittstellen

Verbindet Fremdsysteme wie ERP, Intranet oder Automatisierung mit Docu | base: API-Schlüssel mit Bereichen, Gesellschaften, IP-Liste und Ablauf sowie Webhooks, die bei neuen Dokumenten, Versionen oder Statusänderungen benachrichtigen. Die Beschreibung der API (OpenAPI) ist verlinkt.

Schritt für Schritt

  1. «Schnittstellen» auf der Dokumentseite öffnen.
  2. Unter «Neuer API-Schlüssel» Bezeichnung, Bereiche und optional Gesellschaften, IP-Adressen und Gültigkeit wählen, dann «Schlüssel erstellen».
  3. Den angezeigten Schlüssel sofort sicher ablegen – er ist nur jetzt sichtbar.
  4. Für Benachrichtigungen unter «Neuer Webhook» das https-Ziel und die Ereignisse wählen und das angezeigte Geheimnis im Zielsystem zur Signaturprüfung hinterlegen.
  5. Nicht mehr benötigte Schlüssel «Widerrufen», Webhooks «Entfernen».

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