Aus der Praxis für Schweizer KMU
KI-Assistent
Anleitungen zu «KI-Assistent» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
KI-Assistent
Auswertung
Docu | base › Auswertung
docu_auswertung_lesen: Fristen, Aufbewahrung, offene Freigaben und Speicher der sichtbaren Dokumente. Nur sichtbare Dokumente und Fassungen. Löschbarkeit gemäss Archivkern über alle Fassungen; fehlende Archiv- oder Versionsrechte bleiben ungeklärt. Die endgültige Prüfung erfolgt im Archiv.
Schritt für Schritt
- Fristen
- Aufbewahrung und Löschbarkeit
- Freigaben offen
- Speicher je Bereich
- CSV exportieren
Docu-Alltag im Gespräch erledigen
KI-Assistent › Gespräch
Ordner anlegen, Signaturen anfordern, Abläufe starten, eigene Ablaufaufgaben entscheiden und bereits versendete Vertragskündigungen erfassen – mit Rückfragen, Vorschau und Freigabe.
Schritt für Schritt
- Die gewünschte Aktion und Dokumenttitel, Ordnerpfad oder Ablaufname nennen. Interne Unterzeichnende per Name, externe mit Name und E-Mail angeben.
- Unklare Treffer anhand der lesbaren Vorschläge auswählen; danach Entscheid, Daten und Optionen ergänzen. Für einen Ordner auf oberster Ebene / angeben; einen Ablauf ohne Dokument ausdrücklich bestätigen.
- Vorschau prüfen und freigeben. Signaturen verwenden ohne andere Angaben die Formularwerte: einfach, keine Reihenfolge, 14 Tage.
Dokumentablage im Gespräch bearbeiten
KI-Assistent › Gespräch
Eingangsdateien übernehmen oder verwerfen, Dokumentfelder pflegen und Dokumentaktionen mit Klärung, Vorschau und Freigabe ausführen.
Schritt für Schritt
- Nennen Sie die Aktion und den Datei- oder Dokumenttitel.
- Wählen Sie bei unklaren Treffern einen lesbaren Vorschlag und ergänzen Sie die fehlenden Angaben.
- Prüfen Sie die Vorschau und geben Sie die Aktion frei.
Mappen, PDF und Papierkorb im Gespräch bearbeiten
KI-Assistent › Gespräch
Dokumentkopien schwärzen, PDF bearbeiten, Mappen anlegen und pflegen, Papierkorbeinträge wiederherstellen und automatische Ablagen bestätigen – mit Klärung, Vorschau und Freigabe.
Schritt für Schritt
- Nennen Sie die gewünschte Aktion und den Dokumenttitel oder Mappennamen.
- Wählen Sie bei Mehrdeutigkeit einen Vorschlag und ergänzen Sie die Angaben.
- Prüfen Sie die Vorschau und geben Sie die Aktion frei.
Ordner und Office-Dokumente im Gespräch bearbeiten
KI-Assistent
Ordner umbenennen, verschieben oder in den Papierkorb legen sowie leere Office-Dokumente und Kopien nach Klärung, Vorschau und Freigabe erstellen.
Schritt für Schritt
- Nennen Sie den Ordnerpfad oder Dokumenttitel und die gewünschte Aktion.
- Prüfen Sie die Angaben und geben Sie die Aktion frei. Ordner- und Dokumentrechte sowie Aufbewahrungsregeln gelten wie im Formular.
Dokument übersetzen und Versionen vergleichen
Docu | base › Dokument öffnen › «KI: übersetzen und vergleichen»
Übersetzt den erkannten Text eines Dokuments nach Deutsch, Französisch, Italienisch oder Englisch und legt die Übersetzung als PDF ab – als verknüpfte Kopie oder als neue Version. «Versionen vergleichen» rechnet die Unterschiede zweier Versionen und lässt sie von der KI kurz erklären.
Schritt für Schritt
- Dokument öffnen und «KI: übersetzen und vergleichen» aufklappen.
- Zum Übersetzen Sprache und Ablage (Kopie oder neue Version) wählen und «Übersetzen» drücken.
- Zum Vergleichen ältere und neuere Version wählen und «Unterschiede erklären» drücken.
Eigene Umstiegsläufe
KI · docu_umstieg_stand
Ordner, ZIP oder Rechte-CSV ohne Grenze je Lauf übernehmen. Uploads werden in kleinen Paketen gespeichert. Es gelten die Docu-Einzeldateigrenze und das Speicherkontingent des Mandanten, einschliesslich Zwischenspeicher.
Schritt für Schritt
- Nach einem Unterbruch denselben Lauf öffnen. Für fehlende Uploads dieselbe Quelle und Rechte-CSV erneut wählen. Bereits bestätigte Teile werden übersprungen. Die Übernahme läuft auch bei geschlossener Seite im Hintergrund weiter; der Docu-Takt verarbeitet weitere Etappen.
Einrichtung von Docu | base im Gespräch
Im KI-Assistenten von Docu | base
Ablagepläne speichern, Abläufe aus Vorlagen erstellen, Vertretungen löschen, Branchenpläne anwenden, Ordner einrichten, SAP-Repositories aktivieren oder stoppen und Webhooks entfernen.
Schritt für Schritt
- Aktion und Ziel nennen; Unterordner als Zeilen und Rollen je Platzhalter angeben.
- Fehlende oder mehrdeutige Angaben klären.
- Vorschau und Auswirkungen prüfen und ausdrücklich freigeben.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.