Dokumente & Briefe

Erstellt einen Arbeitsvertrag aus Vorlagen der Gesellschaft (Vertragsart, Lohnart, Spesen, Probezeit, Pensum) und exportiert ihn als PDF oder Word. Aus dem Menü wählen Sie die Person aus den Mitarbeitenden; aus der Personalakte ist sie bereits übernommen. Er ist Schritt 2 von 5 im Eintrittsablauf. Erstellt den Arbeitsvertrag mit Live-Vorschau als PDF oder Word. Nach «Eintritt erfassen und Checkliste erstellen» öffnet sich der Vertrag der neuen Person direkt, sofern Sie Verträge erstellen dürfen. Bei einem Fehler der zusätzlichen PDF-Ablage bleibt der Download möglich und zeigt einen Hinweis. Ein erneuter Download desselben Vorgangs holt die Ablage ohne doppelte Akteneinträge nach. Direktaufruf und Personenauswahl verwenden dieselbe Vorbelegung: Adresse, Geburtsdatum und AHV-Nummer nur mit Leserecht; Lohn und Pensum aus dem Lohnstamm, sonst Lohn aus dem letzten Vertrag und Pensum aus der Personalakte. Beim Wechsel werden Angaben der vorherigen Person entfernt; Gesellschaft und Vertragsvorlage bleiben erhalten. Vor dem PDF-Export zeigt ein Bestätigungsdialog die fehlenden Pflichtangaben. Entwürfe können Sie trotzdem exportieren; Word benötigt keine Rückfrage. Ohne zugeordnetes Vertragsprofil gelten OR-Vorgaben: Überstunden mit mindestens 25 % Zuschlag oder Freizeitausgleich im Einverständnis, Ferien mindestens vier beziehungsweise fünf Wochen für Personen unter 20 Jahren und ein Monat Probezeit bei unbefristeten Verträgen. Die Wochenarbeitszeit ist ausdrücklich einzutragen; hinterlegte Arbeitszeitmodelle liefern Vorschläge. Branchenpauschalen und Beilagen werden nur über ein Profil übernommen. Bei der PDF-Ablage wird der verwendete Profil- und Textstand gespeichert. Die Vorlagen ersetzen keine rechtliche Prüfung.

Zentrale Dokumentenablage über alle Personen mit Suche, Filtern nach Kategorie, Gesellschaft, Abteilung und Status. HR lädt viele Dokumente auf einmal hoch (Zuordnung über Personalnummer oder Namen im Dateinamen), fordert Dokumente an, prüft Uploads und setzt Sichtbarkeit und Lesebestätigung per Massenaktion.

Ein optionaler, standardmässig ausgeschalteter Begleitbrief für Arbeitsvertrag, Vertragsnachtrag, Arbeitszeugnis, Zwischenzeugnis, Arbeitsbestätigung, Lohnausweis, Lohnabrechnung, Austritt und weitere HR-Dokumente kann vor der Erzeugung bearbeitet werden. Gespeicherte Vorlagen je Gesellschaft, Art und Sprache haben Vorrang. Der Lohnausweis-Sammellauf verwendet einen gemeinsamen Text und setzt Anrede, Adresse und Jahr je Person ein.

Der gemeinsame Dialog sendet erzeugte Verträge, Stellenbeschreibungen, freigegebene Zeugnisse und Arbeitsbestätigungen, Arbeitgeberbescheinigungen und Kündigungsbestätigungen sowie archivierte Lohnabrechnungen und Lohnausweise. Er zeigt beide Versandwege, Postkosten und Verlauf. Die letzte Wahl je Person hat Vorrang vor der bevorzugten Versandart in den Stammdaten.

Erstellt Zwischenzeugnis, Arbeitszeugnis oder Arbeitsbestätigung mit Notenvorschlag aus der letzten Beurteilung und Textvorschlägen. Zeugnisse durchlaufen Entwurf, Prüfung und Freigabe mit Versionen; freigegebene Versionen werden als PDF oder DOCX in den Personaldokumenten abgelegt.

Lädt die ausgewählten, lesbaren Dokumente als ZIP mit denselben Personenordnern und Dateinamen herunter.

Unter Einstellungen › Dokumente pflegen Sie Ihr Arbeitsvertragsprofil für den Mandanten und optional je Gesellschaft oder Abteilung: Wochenarbeitszeit und Sollzeitgrundlagen, Ferien, Überstundenregelung, Spesen, Probezeit, Kündigungsfristen, Reglemente, Beilagen und Textbausteine in vier Sprachen. Die Vererbung folgt Mandant, Gesellschaft, Abteilung. Ohne Anpassung gelten allgemeine OR-Vorgaben. Ein nicht schliessbarer Hinweis fordert zur Prüfung der eigenen Bedingungen auf; bei angepassten oder FLAG-Profilen bleibt ein dezenter Hinweis. Dies ist keine Rechtsberatung.

Jede Gesellschaft legt ihre eigenen Vertragsarten an, etwa Geschäftsleitung, Kader, Mitarbeitende, Stundenlohn oder Lernende. Je Art gelten Standardbedingungen: Probezeit, Kündigungsfrist, 13. Monatslohn (vertraglich, gemäss Personalreglement oder keiner; auf Wunsch erst nach der Probezeit und anteilig), Ferien, Wochenarbeitszeit, Überstunden (zum Beispiel beim Kader mit dem Lohn abgegolten), Spesenpauschale, BVG, NBU, KTG, Verweis auf das Personalreglement und eine eigene Klausel. Beim Arbeitsvertrag wird nach der gewählten Art vorausgefüllt; jede Bedingung bleibt im Einzelfall anpassbar und erscheint im Vertragstext.

Die Vertragsgrundlage wird je Gesellschaft und optional je Anstellungskategorie in vier Sprachen gepflegt. Ein eigener Text im einzelnen Vertrag hat Vorrang vor Kategorie, Gesellschaft und Standard. Reglemente besitzen eine separate Bezeichnung für Verträge und Anzeigen.

Wählen Sie zuerst die Dokumentart. Vertragsänderungen lassen sich kombinieren; Weiterbildung, Homeoffice, Spesen, Geschäftsfahrzeug, unbezahlter Urlaub und individuelle Vereinbarungen ergeben je ein Dokument. Die Angaben zur Person und Gesellschaft kommen aus der Personalakte.

Kategorien wie Mitarbeitende, Kader, Geschäftsleitung und Lernende tragen die Grundbedingungen: Wochenstunden, Ferien, Probezeit, Kündigungsfrist, 13. Monatslohn und Überstunden. Jede Stelle gehört zu einer Kategorie und erbt diese Werte. Eine Gesellschaft kann einzelne Werte abweichend setzen, der Einzelfall bleibt im Vertrag anpassbar.

Die Firma legt ihre Spesen selbst an: pro Jahr, pro Monat oder pro Arbeitstag, auch mit Tagessatz für Übernachtung oder einem Bereich von bis. Zuordnung für alle oder für bestimmte Abteilungen, Kategorien und Stellen. Die Vorschau zeigt, was aus dem Betrag wird; der Vertrag rechnet gleich.

Reglemente als PDF oder Word hochladen (Personal, Spesen, Datenschutz, IT und weitere), mit Fassung und Gesellschaft. Sie werden als Vertragsbeilage wählbar und stehen beim Onlineversand bereit. Die Frage nach dem GAV ist hier jederzeit änderbar. Im Versicherungsstamm stehen AHV, UVG, KTG und BVG je Gesellschaft mit der Aufteilung je Kategorie; der Lohn liest genau daraus.

Ein Zeugnis gibt nur eine andere Person frei als jene, die die letzte Revision verfasst hat (Mandanteneinstellung, Vorgabe an). Der Notenvorschlag stammt aus der jüngsten Beurteilung, die Person und vorgesetzte Person bestätigt haben; gibt es keine, wird die jüngste unbestätigte mit deutlichem Hinweis verwendet.

Stellt Lohnabrechnungen und Lohnausweise als PDF in Stapeln bereit. Die Dateien werden über die Personalnummer im Dateinamen automatisch zugeordnet; nach dem Veröffentlichen sehen die Mitarbeitenden sie in App und Portal unter «Meine Unterlagen».

Entwurf exportiert. Angaben fehlen; der Vertrag ist noch nicht unterschriftsreif.

Entwurf gespeichert. Ihre Vertragsangaben bleiben beim nächsten Öffnen erhalten.

Sie übernehmen je Abschnitt den Vorschlag, ändern Text und Überschrift oder lassen den Abschnitt weg. Die Ziffern und Kündigungsquerverweise werden angepasst. Eigene Texte sind Klartext.

Die Gesellschaftsvorgabe wird unter HR-Einstellungen → Vertragskopf gepflegt. Oben im Vertrag können Sie diese Vorgabe verwenden oder übersteuern. Ohne Reglement werden die Vertragsklauseln ausführlicher.

Hochgeladene Reglemente und Profilbeilagen sind einzeln wählbar. Eigene Einträge enthalten einen Titel und optional einen Stand. Gewählte Fassungen erscheinen im Vertrag und nach den Unterschriften als Beilagenliste.

Der gewählte Ordner wird als Uploadkategorie übernommen.

Meine Dokumente bricht lange Titel um. Die Uploadspalte steht erst auf breiten Bildschirmen daneben.

Die Vertragsseite zeigt Personen im berechtigten Bereich mit Entwurfs- und Exportstatus. Dokumente und Unterschriften sowie Vertragsprofile sind direkt erreichbar. Export bedeutet keine bestätigte Unterschrift.

Die Zeugnisaufgabe öffnet die Vorbereitung separat vom Erledigen. Das Formular ist in Person, Inhalt und Ausstellung gegliedert und benennt fehlende Aufgaben. Prüfen, Unterschreiben und Zustellen bleiben ausdrücklich eigene Schritte.

Die KI erstellt nach Rückfragen und menschlicher Freigabe einen Lehrvertragsentwurf für EFZ oder EBA, auf Wunsch mit PDF in der Personalakte. Einreichung und kantonale Genehmigung sind getrennte Nachweise. Erst die Genehmigung löst die Lohnstammübernahme je Lehrjahr aus; tägliche Hinweise erinnern an Lehrjahrwechsel und Lehrende.

Die KI erstellt nach Rückfragen und menschlicher Freigabe einen Lehrvertragsentwurf für EFZ oder EBA, auf Wunsch mit PDF in der Personalakte. Einreichung und kantonale Genehmigung sind getrennte Nachweise. Erst die Genehmigung löst die Lohnstammübernahme je Lehrjahr aus; tägliche Hinweise erinnern an Lehrjahrwechsel und Lehrende.

Vorgaben für Lohn, Ferien, Probezeit, Schultage und Kurse je Kanton und Beruf mit Quelle, Stand und Prüfstatus verwalten.