Aus der Praxis für Schweizer KMU
Auswertung & Daten
Anleitungen zu «Auswertung & Daten» in : Schritt für Schritt, mit Ort im Menü, Schritten und Grenzen.
Auswertung & Daten
Auswertung
Sales | base › Steuerung › Auswertung
Zeigt für eine Pipeline den Trichter der offenen Deals, die Gewinnquote, die Summen je Währung, die durchschnittliche Verweildauer je Stufe und die Verlustgründe.
Schritt für Schritt
- Die gewünschte Pipeline wählen und «Anzeigen» klicken.
- Oben die Kennzahlen lesen: offene, gewonnene und verlorene Deals sowie die Gewinnquote.
- Im Trichter sehen, wie viele offene Deals in welcher Stufe stehen.
- Unten Summen je Währung, Verweildauer je Stufe und Verlustgründe prüfen.
- Im Forecast offene Deals nach Monat des erwarteten Abschlusses lesen: Summe, gewichtet mit der Stufenwahrscheinlichkeit, und gewonnene Beträge als Ist; Überfällige und Deals ohne Datum stehen getrennt.
Ansichten, Massenpflege und Export
Sales | base › Deals, Kontakte oder Leads › Leiste über der Liste
Über den Listen von Deals, Kontakten und Leads speichern Sie Filter als Ansicht, ändern viele Einträge zugleich und exportieren die Liste als CSV.
Schritt für Schritt
- Filter setzen und unter «Aktuelle Filter als Ansicht speichern» einen Namen eingeben; mit dem entsprechenden Recht auch «Für alle sichtbar» wählen.
- Über «Ansicht» eine gespeicherte Ansicht oder die Standardansicht wählen.
- In der Liste Einträge anhaken, eine Änderung wählen (Besitzer, Stufe, Team) und zuerst «Probelauf» klicken.
- Das Ergebnis des Probelaufs prüfen und dann «Ausführen» klicken.
- Unter «Als CSV exportieren» die Spalten wählen und die Datei herunterladen.
Import
Sales | base › Steuerung › Import
Zeigt die Importläufe bei der Übernahme aus einem bisherigen CRM und der bisherigen Fakturierung: Probelauf, Abgleich und Ausführung mit Zählern, Währungssummen, Sperren, offenen Bezügen und Befunden.
Schritt für Schritt
- Die Anleitung oben lesen.
- Bei einem Lauf prüfen, ob es ein Probelauf oder eine Ausführung ist und welchen Zustand er hat (Abgleich ok, Abweichung, Fehler).
- In der Tabelle je Quelltabelle Quelle, Neu, Vorhanden und Übersprungen vergleichen.
- Darunter Deal-Summen je Währung, Sperren, offene Bezüge, Übergabe an Finance und Befunde prüfen.
Listen importieren
Sales | base › Steuerung › Mehr › Import
Importiert Kontakte, Newsletterlisten, Forenkonten und Recherche-Listen aus einer Datei mit Spaltenzuordnung, Summenprobe und Probelauf. Zusätzlich schlägt die Seite fehlende Firmenadressen aus belegtem früherem Mailverkehr vor.
Schritt für Schritt
- Profil wählen und die Datei (CSV, TSV; Forenkonten auch JSON) auswählen.
- Die vorgeschlagene Spaltenzuordnung prüfen; Pflichtfelder sind mit * markiert.
- Für Newsletterlisten den Zweck, für Forenkonten den Kurznamen der Plattform angeben.
- «Probelauf» starten: Summen, gefüllte Felder und Befunde prüfen – es wird nichts gespeichert.
- Mit «Ausführen» genau diesen Probelauf übernehmen.
- Unter «Fehlende Adressen aus Mailverkehr» Vorschläge einzeln mit Beleg übernehmen.
Leads aus Exportdateien übernehmen
Sales › Leads › Importieren oder Einstellungen › Datenaustausch
Übernimmt Leads aus CSV- und Excel-Dateien mit Titel, Firma, Person oder Vor- und Nachname, E-Mail, Telefon, Quelle, Status, zuständiger Person, Quellscore, Tags, Notiz, Erstellungsdatum und Konversionsverweisen. Neutrale Vorlagen erkennen Personen, Organisationen, Geschäfte und Leads anhand der Spaltenköpfe. Auch verworfene und konvertierte Leads bleiben erhalten. Aktivitäten bei Geschäften werden als Notiz übernommen.
Schritt für Schritt
- Öffnen Sie neben «Neu» den Knopf «Importieren» oder im Leerzustand «Aus Datei importieren». Wählen Sie Leads als Ziel und laden Sie die Datei hoch.
- Prüfen Sie die erkannte neutrale Vorlage «CRM-Export (Personen und Organisationen)», «CRM-Export (Geschäfte)», «CRM-Export (Leads)» oder «Excel-Liste». Prüfen Sie die Zuordnung und alle nicht zugeordneten Spalten.
- Die Wertzuordnung belegt neu, kontaktiert, qualifiziert, verworfen und konvertiert vor. «Kontaktiert» wird «in Prüfung», «verworfen» wird «disqualifiziert», «konvertiert» wird «umgewandelt». Unbekannte Status verlangen eine ausdrückliche Zuordnung.
- Unbekannte zuständige Personen können Sie im Wertzuordnungseditor einer vorhandenen sichtbaren Person zuordnen. Namen und E-Mail-Adressen werden nur bei einem eindeutigen Treffer verknüpft. Neue Benutzerkonten richten Sie in den Firmeneinstellungen ein.
- Starten Sie den Probelauf. Leads werden per E-Mail oder Person plus Firma mit dem Bestand abgeglichen, einschliesslich abgeschlossener Leads. Gleiche Firmen allein reichen nicht. Vorhandene Kontakte werden verknüpft; es werden keine zusätzlichen Kontakte angelegt.
- Prüfen Sie Datei = neu + geändert + unverändert + abgewiesen und die Gründe je Zeile. Geben Sie den geprüften Plan frei. Über «Rückweg» können Sie den Lauf innerhalb der verfügbaren Rückwegfrist zurücknehmen.
Diagnose
Sales | base › Steuerung › Diagnose
Zeigt den Lagebericht, die Datenqualität, die letzten Hintergrundläufe und die Integrationsbefunde mit exakten Zahlen.
Schritt für Schritt
- Im Lagebericht offene Vorgänge, Hot-Deals, warme Deals, wartende Nachfass-Entwürfe, ungewisse Sendungen und Pipeline-Summen je Währung lesen.
- Unter «Datenqualität» Kontakte ohne nutzbare Adresse, Firmen ohne Ansprechperson sowie Sperren und Grundlagen prüfen.
- Unter «Letzte Hintergrundläufe» Beginn, Ergebnis und Zahlen der Läufe ansehen.
- Unter «Integrationsbefunde» Auffälligkeiten der angebundenen Dienste prüfen.
- Bei «Webhook still seit …» unter «Integrationsbefunde» den angegebenen Zeitpunkt prüfen: Seitdem fehlen laufende Versandrückmeldungen. Sales holt Ereignisse zusätzlich ab und erledigt den Hinweis, sobald wieder laufende Rückmeldungen eintreffen.
Chancen aus üblichen Verkaufsexporten importieren
Firmeneinstellungen › Datenaustausch › Chancen
Wert, Betrag und Volumen werden als Betrag erkannt. Abschluss, Abschlussdatum, Closing und Fällig am werden als Abschlussdatum erkannt.
Schritt für Schritt
- Prüfen Sie die Spaltenzuordnung und den Probelauf. Ohne ID-Spalte wird die Kennung aus Firma, PLZ und Ort gebildet, sonst aus der Zeilennummer. Mehrere Chancen derselben Firma werden durch die Zeilennummer unterschieden. Verwenden Sie für wiederholte Importe möglichst eine feste ID-Spalte.
Der nächste Schritt beginnt mit einem Gespräch.