La pratique des PME suisses
Assistant IA
Instructions pour « Assistant IA » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Assistant IA
Analyse
Docu | base › Analyse
docu_auswertung_lesen: Échéances, conservation, validations en attente et stockage des documents visibles. Uniquement les documents et versions visibles. La suppression dépend du moteur de conservation pour toutes les versions ; sans droits de conservation ou de versions, elle reste indéterminée. Le contrôle final a lieu dans la conservation.
Étape par étape
- Échéances
- Conservation et suppression
- Validations en attente
- Stockage par domaine
- Exporter CSV
Gérer les tâches courantes de Docu dans la conversation
Assistant IA › Conversation
Créer des dossiers, demander des signatures, démarrer des processus, décider de ses tâches de processus et enregistrer des résiliations déjà envoyées, avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquer l’action et le titre du document, le chemin du dossier ou le nom du processus. Désigner les signataires internes par leur nom et les externes par leur nom et leur e-mail.
- Choisir les résultats ambigus à l’aide des suggestions lisibles, puis compléter décision, dates et options. Indiquer / pour un dossier racine ; confirmer explicitement un processus sans document.
- Vérifier l’aperçu et valider. Sans autre indication, les signatures reprennent les valeurs du formulaire : simple, sans ordre, 14 jours.
Gérer le classement des documents dans la conversation
Assistant IA › Conversation
Accepter ou rejeter des fichiers reçus, modifier les champs et exécuter des actions sur les documents avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez l’action et le titre du fichier ou du document.
- En cas d’ambiguïté, choisissez une suggestion lisible et complétez les données manquantes.
- Vérifiez l’aperçu et validez l’action.
Gérer dossiers, PDF et corbeille dans la conversation
Assistant IA › Conversation
Masquer des copies, modifier des PDF, créer et gérer des dossiers, restaurer des éléments et confirmer le classement automatique avec clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez l’action et le titre du document ou le nom du dossier.
- En cas d’ambiguïté, choisissez une suggestion et complétez les données.
- Vérifiez l’aperçu et validez l’action.
Gérer les dossiers et documents Office dans la conversation
Assistant IA
Renommer, déplacer ou mettre des dossiers à la corbeille et créer des documents Office vides ou des copies après clarification, aperçu et validation.
Étape par étape
- Indiquez le chemin du dossier ou le titre du document et l’action souhaitée.
- Vérifiez les données et validez l’action. Les droits des dossiers et documents ainsi que les règles de conservation s’appliquent comme dans le formulaire.
Traduire un document et comparer des versions
Docu | base › Ouvrir un document › « IA : traduire et comparer »
Traduit le texte reconnu d’un document en allemand, français, italien ou anglais et enregistre la traduction en PDF – comme copie liée ou comme nouvelle version. « Comparer des versions » calcule les différences entre deux versions et les fait expliquer brièvement par l’IA.
Étape par étape
- Ouvrir le document et déplier « IA : traduire et comparer ».
- Pour traduire, choisir la langue et l’enregistrement (copie ou nouvelle version), puis « Traduire ».
- Pour comparer, choisir la version antérieure et la plus récente, puis « Expliquer les différences ».
Configurer Docu | base par conversation
Dans l’assistant IA de Docu | base
Enregistrer les plans de classement, créer des processus depuis des modèles, supprimer des suppléances, appliquer des plans sectoriels, configurer des dossiers, activer ou arrêter SAP et supprimer des webhooks.
Étape par étape
- Indiquez l’action et la cible, les sous-dossiers par ligne et les rôles par emplacement.
- Précisez les informations manquantes ou ambiguës.
- Vérifiez l’aperçu et les conséquences, puis validez explicitement.
Mes migrations
KI · docu_umstieg_stand
Importer un dossier, un ZIP ou un CSV de droits sans limite par migration. Les petits paquets sont conservés. La limite Docu par fichier et le quota du locataire, stockage temporaire compris, restent applicables.
Étape par étape
- Après une interruption, rouvrir la même migration. Pour les données manquantes, sélectionner à nouveau la même source et le CSV de droits. Les parties confirmées sont ignorées. L’importation continue en arrière-plan après la fermeture de la page ; la tâche Docu traite les étapes suivantes.
La prochaine étape commence par une discussion.