Titolare del trattamento
KMU base GmbH (in costituzione), rappresentata da Susanne Egger, Fichtenweg 6, 4537 Wiedlisbach, Svizzera. Telefono +41 31 561 10 90, e-mail datenschutz@hrbase.ch. Persona di contatto per la protezione dei dati: Andreas Toscan. KMU base GmbH (in costituzione) è titolare del trattamento ai sensi della legge svizzera sulla protezione dei dati (LPD) e, nella misura applicabile, del RGPD. Fino all’iscrizione nel registro di commercio, la titolare del trattamento è KMU base GmbH (in costituzione), rappresentata da Susanne Egger; in seguito, la KMU base GmbH iscritta.
Ambito di applicazione
Siti web della famiglia di prodotti (kmubase.ch, hrbase.ch, financebase.ch, qmsbase.ch, docubase.ch, salesbase.ch), applicazione (app.hrbase.ch) e app per il personale per iOS e Android. (a) Operiamo come titolare del trattamento per siti web, richieste e account clienti; (b) come responsabile del trattamento per i dati trattati dalle aziende clienti nell’applicazione (ad es. dati del personale in ) – in questo caso il titolare del trattamento è la rispettiva azienda cliente; la base è un contratto di trattamento dei dati per conto del titolare (art. 9 LPD / art. 28 RGPD).
Hosting e luogo di archiviazione
L’applicazione, i siti web e tutte le copie di sicurezza risiedono su un proprio server virtuale (VPS) presso Infomaniak Network SA a Ginevra, in centri di calcolo in Svizzera. Infomaniak è certificata secondo ISO 27001 (sicurezza delle informazioni), ISO 9001 (gestione della qualità), ISO 14001 (gestione ambientale) e ISO 50001 (gestione dell’energia). I dati dell’applicazione sono archiviati esclusivamente in Svizzera, così come le copie di sicurezza giornaliere. Si applicano la LPD svizzera e, nella misura applicabile, il RGPD.
Siti web
File di log del server (indirizzo IP, momento dell’accesso, pagina consultata, browser) per la sicurezza, durata di conservazione 14 giorni (art. 6 par. 1 lett. f RGPD). Nessun tracker di analisi o pubblicitario. Sui siti web utilizziamo cookie solo quando Lei cambia lingua: un cookie tecnicamente necessario memorizza la lingua scelta (durata 12 mesi). I caratteri sono forniti localmente, senza trasmissione a Google.
Richieste di contatto, demo e offerta
Nome, azienda, e-mail, telefono, messaggio; finalità: gestione della richiesta (art. 6 par. 1 lett. b e f RGPD); conservazione fino all’evasione, al massimo 24 mesi senza conclusione di un contratto; protezione dagli abusi tramite limitazione per indirizzo IP.
Demo da provare
Per la demo da provare trattiamo azienda, nome, cognome, telefono e indirizzo e-mail, facoltativamente settore e lingua, nonché il momento del consenso e l’indirizzo IP (protezione dagli abusi). Scopo: inviarLe il link all’azienda demo, mettere a disposizione la demo e contattarLa al riguardo. Riceve il link per e-mail; solo con esso accede all’azienda demo. L’azienda demo contiene solo dati fittizi e viene cancellata automaticamente dopo 7 giorni; il giorno prima riceve un promemoria. Conserviamo i Suoi dati di contatto come interessato nella nostra vendita () finché non ne chiede la cancellazione (datenschutz@hrbase.ch). La preghiamo di non inserire dati personali reali nella demo.
Preregistrazione e preordine
Sul sito web può preregistrarsi per il lancio o preordinare app senza impegno. Memorizziamo il Suo indirizzo e-mail e, se forniti, nome, azienda, numero di collaboratori, telefono e messaggio, per un preordine inoltre indirizzo, IDI, inizio desiderato e la Sua selezione (app, ripresa dei dati, codice di raccomandazione), nonché il momento del consenso e l’indirizzo IP (protezione dagli abusi). Finalità: contattarLa prima del lancio, configurare il Suo ambiente con priorità e, per un preordine, creare il Suo account con la selezione scelta. La base è il Suo consenso (art. 6 par. 1 lett. a RGPD), che conferma tramite il link di conferma nell’e-mail (Double-Opt-in). Tramite il link di cancellazione in ogni e-mail o un messaggio a datenschutz@hrbase.ch cancelliamo immediatamente tutti i dati. Cancelliamo le iscrizioni non confermate al più tardi dopo 90 giorni e quelle confermate al più tardi 24 mesi dopo il lancio, se non viene concluso un contratto.
Applicazione
Cookie tecnicamente necessari: cookie di sessione (httpOnly, scade alla chiusura del browser o dopo 12 ore di inattività) e cookie della lingua (lingua scelta, 12 mesi). Dati di accesso (e-mail, password solo come hash Argon2), registro degli accessi (chi ha consultato o modificato quali dati personali e quando), conservazione secondo le disposizioni dell’azienda cliente. Candidature: cancellazione dopo il termine stabilito dall’azienda cliente (standard 6 mesi), pool di talenti solo con consenso.
App per il personale
Nell’app per il personale e nel browser utilizziamo le funzioni del Suo dispositivo solo per lo scopo indicato, solo con il Suo consenso (richiesta del sistema operativo) e – dove indicato – solo se il Suo datore di lavoro attiva la funzione: • Fotocamera: scansione del Suo badge QR e di codici, foto di giustificativi, documenti e biglietti da visita. Al terminale di timbratura il datore di lavoro può attivare una foto di controllo alla timbratura: mostra la persona che timbra, viene cancellata dopo il termine fissato dall’azienda (di norma 30 giorni) ed è consultata solo da persone autorizzate secondo il principio dei quattro occhi. • Microfono: solo per la dettatura all’assistente IA; la registrazione viene trasformata in testo presso Infomaniak (Svizzera) e non viene conservata. • Posizione: solo al momento della timbratura, se il Suo datore di lavoro lo attiva – nessuna localizzazione in background. • Face ID, Touch ID o impronta digitale: solo per confermare sul Suo dispositivo; i dati biometrici non lasciano mai il dispositivo e non ci raggiungono. • NFC: lettura del Suo badge al terminale di timbratura (solo l’identificativo del badge). • Notifiche: push tramite Apple Push Notification Service o Firebase Cloud Messaging (Google), senza contenuti riservati; SMS (invito, codice di accesso) tramite ASPSMS (Svizzera). I token di accesso sono conservati nell’area protetta del dispositivo. Nessun tracker né SDK pubblicitario.
Assistente IA
L’assistente IA (Assistente IA) è attivo solo se la Sua azienda lo ha attivato e ha espressamente acconsentito al trattamento dei dati. Lavora esclusivamente con i Suoi diritti. La Sua domanda, i dati dell’applicazione necessari e le dettature sono trasmessi a Infomaniak AI Services (Infomaniak Network SA, Svizzera) e lì trattati; secondo il fornitore le richieste non vengono registrate né usate per l’addestramento, è possibile una conservazione temporanea per l’elaborazione. I Suoi dati non vengono mai usati per l’addestramento. Ogni azione dell’IA è registrata nel protocollo; le cronologie delle conversazioni sono cancellate dopo il termine fissato dall’azienda.
App (iOS e Android)
L’app (nome del pacchetto ch.kmubase.app) è distribuita tramite l’Apple App Store e Google Play. Del download, del Suo account Store e di eventuali rapporti di arresto anomalo del sistema operativo sono responsabili Apple o Google; si applicano le loro informative sulla protezione dei dati. Le notifiche push passano tramite Apple Push Notification Service (APNs) o Firebase Cloud Messaging (FCM, Google) e non contengono contenuti confidenziali. L’app non La traccia attraverso app o siti web di altri fornitori (nessun tracciamento), non contiene pubblicità né SDK pubblicitari o di analisi. Utilizza fotocamera, microfono, posizione, Face ID o impronta digitale, NFC e notifiche solo come descritto nelle sezioni «App per il personale» e «Assistente IA» e solo con il Suo consenso. Come far cancellare il Suo account e i Suoi dati è descritto nella sezione «Cancellare i dati».
Cancellare i dati
Come richiedere la cancellazione: • Collaboratori e candidati: i Suoi dati nell’applicazione e nell’app sono gestiti dal Suo datore di lavoro in qualità di titolare del trattamento. Si rivolga prima a lui; cancella o anonimizza i Suoi dati in . Può anche scrivere direttamente a datenschutz@hrbase.ch – inoltriamo la Sua richiesta al Suo datore di lavoro. • Account aziendali (clienti): la disdetta o la cancellazione dell’intero account è richiesta da una persona autorizzata per e-mail a info@kmubase.ch o datenschutz@hrbase.ch. • Preregistrazione e richieste: tramite il link in ogni e-mail o per e-mail a datenschutz@hrbase.ch – cancelliamo immediatamente. Cosa viene cancellato e cosa resta: cancelliamo i Suoi dati personali e di account. I documenti da conservare per legge – in particolare i conteggi salariali e i giustificativi contabili – restano conservati per il termine legale di 10 anni (art. 958f CO, OIAc) e vengono poi cancellati. Tempi: dopo la fine del contratto, gli account aziendali possono ancora esportare i loro dati per 30 giorni; poi li cancelliamo. I backup locali sono conservati per 14 giorni. Il backup completo esterno viene eseguito ogni giorno; le copie giornaliere sono conservate per 30 giorni e quelle mensili per 12 mesi. I dati cancellati possono rimanere nei backup fino a 12 mesi. Sono utilizzati esclusivamente per il ripristino, hanno accesso limitato e vengono nuovamente cancellati dopo un ripristino.
Invio di e-mail
Per l’invio delle comunicazioni di sistema (ad es. inviti, link per la password, notifiche) ci avvaliamo di un fornitore di servizi di invio specializzato quale responsabile del trattamento, vincolato contrattualmente alla riservatezza. Le e-mail non contengono dati riservati del personale, ma avvisi con un link all’applicazione. Se il Suo datore di lavoro lo configura, l’invio avviene tramite il suo server di posta o il suo account Microsoft-365.
Destinatarie e destinatari e responsabili del trattamento
Infomaniak Network SA (hosting, copie di sicurezza nonché assistente IA e dettatura, Svizzera); un fornitore di servizi di invio specializzato (invio delle e-mail di sistema); ASPSMS (invio di SMS, Svizzera); Apple Inc. e Google Ireland Ltd. (push, solo identificativi tecnici); per la fatturazione alle aziende clienti: Invoice Ninja (istanza gestita autonomamente) e PayPal (in caso di pagamento tramite PayPal); su richiesta dell’azienda cliente: SwissSalary/Microsoft Business Central (salari), JobCloud AG (annunci di lavoro). Pingen GmbH (Svizzera): stampa e invio postale di lettere su incarico dell’azienda cliente; vengono trasmessi il contenuto del documento e l’indirizzo del destinatario. I server si trovano in Svizzera; per invii internazionali vengono utilizzati anche centri di stampa all’estero.
Paesi terzi
I dati dell’applicazione sono archiviati e trattati in Svizzera; sviluppo, gestione e assistenza sono svolti dalla Svizzera. La comunicazione all’estero avviene solo ai servizi sopra indicati (invio di e-mail, push, pagamento) e solo verso Stati con una protezione dei dati adeguata o sulla base di clausole contrattuali tipo (art. 16 LPD / art. 46 RGPD).
Sicurezza
Cifratura TLS della trasmissione, archivio documentale cifrato e segreti cifrati, autenticazione a due fattori (TOTP, attivabile per cliente), sistema di ruoli e autorizzazioni, registro degli accessi e copie di sicurezza giornaliere in Svizzera; gestione in centri di calcolo di Infomaniak certificati secondo ISO 27001.
I Suoi diritti
Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati, opposizione, revoca dei consensi (art. 25 segg. LPD, art. 15–21 RGPD). Per i dati nell’applicazione, il personale e le persone candidate si rivolgono innanzitutto al proprio datore di lavoro.
Reclamo
In Svizzera presso l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT), nell’UE presso un’autorità di controllo della protezione dei dati.
Aggiornamento
Ottobre 2026.