La pratique des PME suisses
Assistant IA
Instructions pour « Assistant IA » dans : pas à pas, avec l’emplacement dans le menu, les étapes et les limites.
Assistant IA
Partenaires et rapprochement bancaire avec l’IA
KMU | base › KI
Les outils Finance couvrent la création d’un partenaire avec pays et escompte, ainsi que l’affectation manuelle d’un paiement partiel.
Étape par étape
- Pour créer un partenaire, indiquez société, nom, type et données souhaitées. Sans autre pays, CH s’applique comme dans le formulaire.
- Pour un paiement partiel manuel, indiquez société, mouvement, poste ouvert et montant, sans proposition supplémentaire. Vérifiez l’aperçu avant approbation.
Ventes par IA
Finance | base
Dans le chat IA, vous pouvez créer des clients et des articles, comptabiliser des paiements, décider du sort des devis ou les convertir en brouillons, envoyer des documents et créer des avoirs. Les articles nécessitent le droit de gestion des ventes. Les paiements et envois nécessitent la validation d’une autre personne.
Étape par étape
- Veuillez indiquer ou préciser : Document.
- Veuillez vérifier les données. L’action ne sera exécutée qu’après validation. Les conversions restent des brouillons.
- L’envoi nécessite la validation d’une autre personne. Dans les sociétés de démonstration, les e-mails restent dans la boîte d’envoi de démonstration ; les transmissions électroniques externes sont bloquées.
Gérer les pièces de vente et les rappels par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA crée des factures d’acompte, termine des pièces, supprime des brouillons et lance les rappels après aperçu et autorisation.
Étape par étape
- Indiquez la société et la pièce par numéro, titre ou nom du client.
- Précisez les informations manquantes ou ambiguës et le pourcentage de l’acompte.
- Vérifiez l’aperçu et autorisez l’action.
Gérer les pièces de vente par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA renvoie les rappels, confirme les envois postaux déjà effectués, crée des retours et des factures partielles ou finales, envoie les pièces sélectionnées et arrête les envois planifiés.
Étape par étape
- Indiquez la société, l’action et les pièces par numéro ou titre.
- Précisez les données manquantes, les lignes et quantités, ainsi que la date et l’heure d’un envoi planifié.
- Vérifiez l’aperçu et validez explicitement l’action.
Gérer la comptabilité et les pièces par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA comptabilise les paiements de postes ouverts, crée des partenaires comptables, extourne des écritures et saisit des recettes, dépenses ou transferts. Elle annule ou copie des pièces de vente, enregistre des commandes fournisseurs et bloque des postes fournisseurs.
Étape par étape
- Indiquez l’action, la société et le poste, l’écriture, la pièce ou le fournisseur par nom ou numéro.
- Précisez les informations manquantes ou ambiguës. Pour les commandes, indiquez toutes les lignes avec texte, quantité et prix.
- Vérifiez l’aperçu. Pour les annulations, contrôlez le numéro, la date et le montant, puis validez explicitement.
Gérer les achats et le rapprochement bancaire par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA transforme des commandes en factures fournisseurs, modifie leur statut, comptabilise manuellement des mouvements bancaires, les ignore ou les rouvre et saisit des avoirs fournisseurs.
Étape par étape
- Indiquez la société, l’action et la commande, le mouvement bancaire ou le fournisseur.
- Précisez les données manquantes et sélectionnez la proposition appropriée en cas d’ambiguïté.
- Vérifiez l’aperçu et validez explicitement l’action.
Traiter les frais et les achats par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA crée vos notes de frais, saisit ou modifie les lignes, soumet les frais et statue sur les notes autorisées. Elle saisit les factures fournisseurs, valide les postes fournisseurs, confirme les propositions bancaires et saisit des écritures équilibrées.
Étape par étape
- Indiquez l’action et la note, le fournisseur, le poste ou le mouvement bancaire par nom, numéro ou montant.
- Précisez les indications manquantes ou ambiguës en répondant à la question.
- Vérifiez l’aperçu et validez explicitement.
Gérer les cartes, frais et paiements par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA marque les transactions par carte comme privées ou les comptabilise, comptabilise les notes de frais, crée des dépenses récurrentes, génère les dépenses échues et crée des lots de paiements ou leur fichier de paiement.
Étape par étape
- Indiquez l’action et la société ou la note de frais.
- Précisez les données manquantes ou ambiguës à l’aide des suggestions lisibles.
- Vérifiez l’aperçu et validez explicitement l’action.
Gérer paiements, frais et immobilisations par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA abandonne ou retire des lots de paiements avec motif, enregistre l’IBAN de vos frais, supprime des lignes personnelles, reprend vos décomptes, approuve des décomptes de tiers sélectionnés et saisit des immobilisations ou leur sortie.
Étape par étape
- Indiquez l’action et la société ou votre décompte par titre ou numéro.
- Sélectionnez une proposition lisible et complétez les données manquantes.
- Vérifiez les cibles, la date et les montants dans l’aperçu, puis validez explicitement.
Coordonnées bancaires, clôture du stock et pièces entrantes par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA enregistre les coordonnées bancaires, comptabilise les variations de stock et affecte les pièces entrantes à une société. Elle peut ignorer les alertes de doublons, demander des propositions IA et rejeter des entrées.
Étape par étape
- Indiquez l’action et la pièce par nom de fichier ou numéro de facture, ou la société.
- Précisez la cible, puis l’IBAN, éventuellement le BIC et le compte bancaire, ou la date de référence.
- Vérifiez l’aperçu et validez explicitement l’action.
Gérer caisse, données de base et règles comptables par conversation
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA saisit les contrôles de caisse, active ou désactive des comptes, enregistre des centres de coûts, reprend les lots de salaires agrégés au journal et modifie ou active des règles comptables.
Étape par étape
- Indiquez la société et l’action et sélectionnez le compte, le centre de coûts ou la règle par nom ou numéro.
- Précisez les données manquantes ou ambiguës et indiquez toutes les valeurs du formulaire.
- Vérifiez les cibles résolues et les valeurs dans l’aperçu, puis validez explicitement.
Configurer la comptabilité et les règles bancaires avec l’IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA propose les actions suivantes après aperçu et validation humaine : Changer le type de comptabilité, Configurer la comptabilité, Créer un compte comptable, Vérifier ou importer un plan comptable depuis du texte, Enregistrer une règle bancaire.
Étape par étape
- Indiquer l’action et la société, puis désigner les entrées par leur nom complet ou identifiant connu.
- Préciser les informations manquantes et les cibles ambiguës.
- Vérifier l’aperçu et les conséquences, puis valider explicitement.
Finance par conversation : Comptabiliser les amortissements / Clôturer l’exercice / Bloquer les mois / Clôturer le décompte TVA / Calculer la TVA / Enregistrer le statut TVA
Dans l’assistant IA de Finance | base
Comptabiliser les amortissements. Clôturer l’exercice. Bloquer les mois. Clôturer le décompte TVA. Calculer la TVA. Enregistrer le statut TVA.
Étape par étape
- Les informations manquantes et les objets ambigus sont précisés un par un. Exécution après vérification de l’aperçu et validation humaine. Les droits et blocages du formulaire s’appliquent.
Finance par conversation : Enregistrer l’assujettissement TVA des ventes / Enregistrer le budget / Enregistrer l’unité / Créer des séries à partir du document
Dans l’assistant IA de Finance | base
Enregistrer l’assujettissement TVA des ventes. Enregistrer le budget. Enregistrer l’unité. Créer des séries à partir du document.
Étape par étape
- Les informations manquantes et les objets ambigus sont précisés un par un. Exécution après vérification de l’aperçu et validation humaine. Les droits et blocages du formulaire s’appliquent.
Finance par conversation : Enregistrer le comptage par scan / Démarrer l’inventaire / Compter ou clôturer l’inventaire
Dans l’assistant IA de Finance | base
Enregistrer le comptage par scan. Démarrer l’inventaire. Compter ou clôturer l’inventaire.
Étape par étape
- Les informations manquantes et les objets ambigus sont précisés un par un. Exécution après vérification de l’aperçu et validation humaine. Les droits et blocages du formulaire s’appliquent.
Gérer frais, pièces jointes et webhooks avec l’IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA propose les actions suivantes après aperçu et validation humaine : Supprimer son brouillon de frais, Retirer une pièce jointe d’un brouillon, Supprimer un webhook, Activer ou désactiver un webhook.
Étape par étape
- Indiquer l’action et la société, puis désigner les entrées par leur nom complet ou identifiant connu.
- Préciser les informations manquantes et les cibles ambiguës.
- Vérifier l’aperçu et les conséquences, puis valider explicitement.
Gérer les modèles de documents et d’e-mails avec l’IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA propose les actions suivantes après aperçu et validation humaine : Enregistrer ou réinitialiser un modèle d’e-mail, Créer un modèle de document, Modifier un modèle de document, Supprimer un modèle de document, Choisir le modèle de document par défaut.
Étape par étape
- Indiquer l’action et la société, puis désigner les entrées par leur nom complet ou identifiant connu.
- Préciser les informations manquantes et les cibles ambiguës.
- Vérifier l’aperçu et les conséquences, puis valider explicitement.
Nettoyer données de base, listes de prix et projets avec l’IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA propose les actions suivantes après aperçu et validation humaine : Retirer un fournisseur d’un article, Supprimer une tâche de projet, Supprimer un tarif horaire de projet, Supprimer la définition d’un champ libre, Supprimer un groupe de clients, Supprimer une liste de prix, Retirer une affectation de liste de prix.
Étape par étape
- Indiquer l’action et la société, puis désigner les entrées par leur nom complet ou identifiant connu.
- Préciser les informations manquantes et les cibles ambiguës.
- Vérifier l’aperçu et les conséquences, puis valider explicitement.
Rapprochement bancaire dans la conversation IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA confirme les propositions bancaires avec escompte ou affecte manuellement un mouvement à un poste ouvert, y compris un paiement partiel.
Étape par étape
- Indiquez la société et le mouvement par référence ou contrepartie.
- Choisissez une proposition existante ou indiquez explicitement le poste par numéro de pièce et le montant dans la devise bancaire.
- Vérifiez le poste, le montant et les cibles dans l’aperçu, puis validez.
Reprise de données et numéros de documents avec l’IA
Dans l’assistant IA de Finance | base
L’IA propose les actions suivantes après aperçu et validation humaine : Préparer une reprise de données depuis du texte, Exécuter une reprise vérifiée, Définir le prochain numéro de document.
Étape par étape
- Indiquer l’action et la société, puis désigner les entrées par leur nom complet ou identifiant connu.
- Préciser les informations manquantes et les cibles ambiguës.
- Vérifier l’aperçu et les conséquences, puis valider explicitement.
La prochaine étape commence par une discussion.