Dalla pratica delle PMI svizzere
Assistente IA
Istruzioni per «Assistente IA» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Assistente IA
Analisi
Docu | base › Analisi
docu_auswertung_lesen: Scadenze, conservazione, approvazioni aperte e spazio dei documenti visibili. Solo documenti e versioni visibili. L’eliminabilità deriva dal motore di conservazione per tutte le versioni; senza diritti di conservazione o versioni resta indeterminata. La verifica finale avviene nella conservazione.
Passo dopo passo
- Scadenze
- Conservazione ed eliminazione
- Approvazioni aperte
- Spazio per area
- Esporta CSV
Gestire le attività quotidiane di Docu nella conversazione
Assistente IA › Conversazione
Creare cartelle, richiedere firme, avviare processi, decidere le proprie attività di processo e registrare disdette già inviate, con chiarimenti, anteprima e approvazione.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e il titolo del documento, il percorso della cartella o il nome del processo. Indichi i firmatari interni per nome e quelli esterni con nome ed e-mail.
- Selezioni i risultati ambigui tramite i suggerimenti leggibili, poi completi decisione, date e opzioni. Indichi / per la cartella principale; confermi esplicitamente un processo senza documento.
- Controlli l’anteprima e approvi. Senza altre indicazioni, le firme usano i valori del modulo: semplice, senza ordine, 14 giorni.
Gestire l’archiviazione dei documenti nella conversazione
Assistente IA › Conversazione
Accettare o scartare file in entrata, modificare i campi ed eseguire azioni sui documenti con chiarimenti, anteprima e approvazione.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e il titolo del file o del documento.
- In caso di ambiguità, scelga un suggerimento leggibile e completi i dati mancanti.
- Verifichi l’anteprima e approvi l’azione.
Gestire raccolte, PDF e cestino nella conversazione
Assistente IA › Conversazione
Oscurare copie, modificare PDF, creare e gestire raccolte, ripristinare elementi e confermare l’archiviazione automatica con chiarimenti, anteprima e approvazione.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e il titolo del documento o il nome della raccolta.
- In caso di ambiguità, scelga un suggerimento e completi i dati.
- Verifichi l’anteprima e approvi l’azione.
Gestire cartelle e documenti Office nella conversazione
Assistente IA
Rinominare, spostare o cestinare cartelle e creare documenti Office vuoti o copie dopo chiarimento, anteprima e approvazione.
Passo dopo passo
- Indichi il percorso della cartella o il titolo del documento e l’azione desiderata.
- Verifichi i dati e approvi l’azione. I diritti delle cartelle e dei documenti e le regole di conservazione si applicano come nel modulo.
Tradurre un documento e confrontare versioni
Docu | base › Aprire un documento › «IA: tradurre e confrontare»
Traduce il testo riconosciuto di un documento in tedesco, francese, italiano o inglese e salva la traduzione in PDF – come copia collegata o come nuova versione. «Confrontare versioni» calcola le differenze tra due versioni e le fa spiegare brevemente dall’IA.
Passo dopo passo
- Aprire il documento ed espandere «IA: tradurre e confrontare».
- Per tradurre scegliere lingua e salvataggio (copia o nuova versione) e premere «Tradurre».
- Per confrontare scegliere la versione precedente e quella più recente e premere «Spiegare le differenze».
Configurare Docu | base nella conversazione
Nell’assistente IA di Docu | base
Salvare piani di archiviazione, creare flussi da modelli, eliminare supplenze, applicare piani settoriali, configurare cartelle, attivare o arrestare SAP e rimuovere webhook.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la destinazione, le sottocartelle per riga e i ruoli per segnaposto.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui.
- Controlli l’anteprima e le conseguenze e approvi esplicitamente.
Le mie migrazioni
KI · docu_umstieg_stand
Importare cartelle, ZIP o CSV dei diritti senza limite per migrazione. I piccoli pacchetti vengono conservati. Restano validi il limite Docu per file e la quota del mandante, compresa la memoria temporanea.
Passo dopo passo
- Dopo un’interruzione riaprire la stessa migrazione. Per i dati mancanti scegliere di nuovo la stessa origine e il CSV dei diritti. Le parti confermate vengono saltate. L’importazione prosegue in background anche chiudendo la pagina; la procedura Docu esegue le tappe successive.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.