Dalla pratica delle PMI svizzere
Assistente IA
Istruzioni per «Assistente IA» in : passo dopo passo, con la posizione nel menu, i passaggi e i limiti.
Assistente IA
Partner e riconciliazione bancaria con l’IA
KMU | base › KI
Gli strumenti Finance coprono la creazione di un partner con Paese e sconto, oltre all’associazione manuale di un pagamento parziale.
Passo dopo passo
- Per creare un partner indichi società, nome, tipo e dati desiderati. In assenza di un altro Paese vale CH come nel modulo.
- Per un pagamento parziale manuale indichi società, movimento, partita aperta e importo, senza proposta aggiuntiva. Verifichi l’anteprima prima dell’approvazione.
Vendite tramite IA
Finance | base
Nella chat IA Lei può creare clienti e articoli, registrare pagamenti, decidere sui preventivi o convertirli in bozze, inviare documenti e creare note di credito. Gli articoli richiedono il diritto di gestione delle vendite. Pagamenti e invii richiedono l’approvazione di un’altra persona.
Passo dopo passo
- La preghiamo di indicare o precisare: Documento.
- La preghiamo di verificare i dati. L’azione viene eseguita solo dopo l’approvazione. Le conversioni restano bozze.
- L’invio richiede l’approvazione di un’altra persona. Nelle società dimostrative le e-mail restano nella posta in uscita dimostrativa; gli invii elettronici esterni sono bloccati.
Gestire documenti di vendita e solleciti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA crea fatture di acconto, completa documenti, elimina bozze e avvia solleciti dopo anteprima e autorizzazione.
Passo dopo passo
- Indichi la società e il documento per numero, titolo o nome del cliente.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui e la percentuale dell’acconto.
- Controlli l’anteprima e autorizzi l’azione.
Gestire documenti di vendita nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA reinvia solleciti, conferma invii postali già effettuati, crea resi e fatture parziali o finali, invia documenti selezionati e ferma invii pianificati.
Passo dopo passo
- Indichi società, azione e documenti per numero o titolo.
- Precisi i dati mancanti, posizioni e quantità e, per invii pianificati, data e ora.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire contabilità e documenti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA registra pagamenti di partite aperte, crea partner contabili, storna scritture e registra entrate, uscite o trasferimenti. Storna o copia documenti di vendita, salva ordini di acquisto e blocca partite fornitori.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione, la società e la partita, la scrittura, il documento o il fornitore per nome o numero.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui. Per gli ordini indichi tutte le posizioni con testo, quantità e prezzo.
- Controlli l’anteprima. Per gli storni verifichi numero, data e importo e autorizzi esplicitamente.
Gestire acquisti e riconciliazione bancaria nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA trasforma ordini in fatture fornitori, modifica lo stato degli ordini, registra manualmente movimenti bancari, li ignora o li riapre e registra note di credito fornitori.
Passo dopo passo
- Indichi società, azione e ordine, movimento bancario o fornitore.
- Chiarisca i dati mancanti e scelga la proposta corretta in caso di ambiguità.
- Verifichi l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire spese e acquisti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA crea le Sue note spese, registra o modifica le voci, inoltra le spese e decide sulle note autorizzate. Registra fatture fornitori, autorizza partite fornitori, conferma proposte bancarie e registra scritture bilanciate.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la nota, il fornitore, la partita o il movimento bancario tramite nome, numero o importo.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui rispondendo alla domanda.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente.
Gestire carte, spese e pagamenti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA contrassegna le transazioni con carta come private o le contabilizza, contabilizza le note spese, crea spese ricorrenti, genera le spese dovute e crea lotti di pagamenti o il relativo file.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la società oppure la nota spese.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui usando i suggerimenti leggibili.
- Controlli l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire pagamenti, spese e cespiti nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA scarta o ritira distinte con motivo, salva l’IBAN delle Sue spese, elimina posizioni personali, riporta le Sue note spese alla rielaborazione, approva note spese altrui selezionate e registra cespiti o dismissioni.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e la società oppure la Sua nota spese per titolo o numero.
- Selezioni una proposta leggibile e completi i dati mancanti.
- Verifichi gli oggetti, la data e gli importi nell’anteprima, quindi autorizzi esplicitamente.
Coordinate bancarie, chiusura delle scorte e documenti in entrata nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA salva coordinate bancarie, registra variazioni delle scorte e assegna documenti in entrata a una società. Può ignorare avvisi di duplicati, richiedere proposte IA e scartare entrate.
Passo dopo passo
- Indichi l’azione e il documento per nome del file o numero di fattura, oppure la società.
- Chiarisca la destinazione, poi l’IBAN, eventualmente il BIC e il conto bancario, oppure la data di riferimento.
- Verifichi l’anteprima e autorizzi esplicitamente l’azione.
Gestire cassa, dati di base e regole contabili nella conversazione
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA registra controlli di cassa, attiva o disattiva conti, salva centri di costo, trasferisce pacchetti salariali aggregati nel giornale e modifica o attiva regole contabili.
Passo dopo passo
- Indichi la società e l’azione e selezioni conto, centro di costo o regola per nome o numero.
- Chiarisca i dati mancanti o ambigui e indichi tutti i valori del modulo.
- Verifichi le destinazioni risolte e i valori nell’anteprima e autorizzi esplicitamente.
Configurare contabilità e regole bancarie con l’IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA supporta le seguenti azioni dopo anteprima e approvazione umana: Cambiare il tipo di contabilità, Configurare la contabilità, Creare un conto contabile, Verificare o importare un piano dei conti da testo, Salvare una regola bancaria.
Passo dopo passo
- Indichi azione e società, poi le voci con nome completo o ID noto.
- Chiarisca le informazioni mancanti e le destinazioni ambigue.
- Verifichi anteprima e conseguenze, quindi approvi esplicitamente.
Finance nella conversazione: Registrare gli ammortamenti / Chiudere l’esercizio / Bloccare i mesi / Chiudere il rendiconto IVA / Calcolare l’IVA / Salvare lo stato IVA
Nell’assistente IA di Finance | base
Registrare gli ammortamenti. Chiudere l’esercizio. Bloccare i mesi. Chiudere il rendiconto IVA. Calcolare l’IVA. Salvare lo stato IVA.
Passo dopo passo
- I dati mancanti e gli oggetti ambigui vengono chiariti singolarmente. Lei controlla l’anteprima e approva prima dell’esecuzione. Valgono i diritti e i blocchi del modulo.
Finance nella conversazione: Salvare il conteggio tramite scansione / Avviare l’inventario / Contare o chiudere l’inventario
Nell’assistente IA di Finance | base
Salvare il conteggio tramite scansione. Avviare l’inventario. Contare o chiudere l’inventario.
Passo dopo passo
- I dati mancanti e gli oggetti ambigui vengono chiariti singolarmente. Lei controlla l’anteprima e approva prima dell’esecuzione. Valgono i diritti e i blocchi del modulo.
Finance nella conversazione: Salvare l’assoggettamento IVA delle vendite / Salvare il budget / Salvare l’unità / Creare serie dal documento
Nell’assistente IA di Finance | base
Salvare l’assoggettamento IVA delle vendite. Salvare il budget. Salvare l’unità. Creare serie dal documento.
Passo dopo passo
- I dati mancanti e gli oggetti ambigui vengono chiariti singolarmente. Lei controlla l’anteprima e approva prima dell’esecuzione. Valgono i diritti e i blocchi del modulo.
Gestire modelli di documenti ed e-mail con l’IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA supporta le seguenti azioni dopo anteprima e approvazione umana: Salvare o ripristinare un modello e-mail, Creare un modello di documento, Modificare un modello di documento, Eliminare un modello di documento, Scegliere il modello di documento predefinito.
Passo dopo passo
- Indichi azione e società, poi le voci con nome completo o ID noto.
- Chiarisca le informazioni mancanti e le destinazioni ambigue.
- Verifichi anteprima e conseguenze, quindi approvi esplicitamente.
Gestire spese, allegati e webhook con l’IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA supporta le seguenti azioni dopo anteprima e approvazione umana: Eliminare la propria bozza spese, Rimuovere un allegato da una bozza, Eliminare un webhook, Attivare o disattivare un webhook.
Passo dopo passo
- Indichi azione e società, poi le voci con nome completo o ID noto.
- Chiarisca le informazioni mancanti e le destinazioni ambigue.
- Verifichi anteprima e conseguenze, quindi approvi esplicitamente.
Migrazione dati e numeri documento con l’IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA supporta le seguenti azioni dopo anteprima e approvazione umana: Preparare una migrazione da testo, Eseguire la migrazione verificata, Impostare il prossimo numero di documento.
Passo dopo passo
- Indichi azione e società, poi le voci con nome completo o ID noto.
- Chiarisca le informazioni mancanti e le destinazioni ambigue.
- Verifichi anteprima e conseguenze, quindi approvi esplicitamente.
Riconciliazione bancaria nella conversazione IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA conferma le proposte bancarie con sconto o assegna manualmente un movimento a una partita aperta, anche come pagamento parziale.
Passo dopo passo
- Indichi la società e il movimento tramite riferimento o controparte.
- Scelga una proposta esistente oppure indichi esplicitamente la partita tramite numero del documento e l’importo nella valuta bancaria.
- Verifichi partita, importo e destinazioni nell’anteprima, poi autorizzi.
Riordinare dati di base, listini e progetti con l’IA
Nell’assistente IA di Finance | base
L’IA supporta le seguenti azioni dopo anteprima e approvazione umana: Rimuovere un fornitore da un articolo, Eliminare un’attività di progetto, Eliminare una tariffa oraria di progetto, Eliminare la definizione di un campo libero, Eliminare un gruppo clienti, Eliminare un listino prezzi, Rimuovere un’assegnazione di listino.
Passo dopo passo
- Indichi azione e società, poi le voci con nome completo o ID noto.
- Chiarisca le informazioni mancanti e le destinazioni ambigue.
- Verifichi anteprima e conseguenze, quindi approvi esplicitamente.
Il prossimo passo inizia con un colloquio.